Organizzare un evento aziendale: gli errori da non fare

Organizzare un evento aziendale comporta sempre il rischio di commettere alcuni errori, sia che si tratti di quelli più banali e classici sia che si tratti di qualche errore a cui potrebbe esporsi anche chi ha già con un po’ di esperienza nell’organizzazione di eventi.

Non ci sono eccezioni, ogni evento aziendale comporta questa possibilità e l’unico modo per evitare di commetterli è conoscerli grazie all’esperienza. Ecco perché è sempre una buona idea affidarsi a chi si occupa, come noi, di organizzazione di eventi e anniversari aziendali da oltre 20 anni: l’esperienza sul campo ci permette di riconoscere rischi e minimizzare errori o situazioni critiche.

Abbiamo quindi deciso di realizzare una piccola lista degli errori da evitare quando si organizza un evento aziendale. L’abbiamo suddivisa in due categorie: gli errori classici e quelli più difficili da evitare.

Gli errori classici che rischi di commettere quando organizzi un evento aziendale

Gli errori classici quando si organizza un evento aziendale non sono pochi. Fra questi, quelli più importanti e che devi cercare in tutti i modi di evitare sono:

• Organizzare un evento aziendale senza aver chiaro in mente quali sono gli obiettivi finali. Questo non ti permetterà di valutare il ritorno d’investimento. 
• Non stabilire un budget realistico o, ancora peggio, non rispettarlo. Leggi a questo proposito il nostro articolo Come stimare il budget di un evento.

• Non fare un sopralluogo meticoloso della location prima di compiere una scelta definitiva. Leggi Come scegliere una location per eventi? 
• Non considerare la sicurezza. A tal proposito, uno dei rischi più gravi potrebbe essere quello di non verificare i presidi antincendio e gli accessi per i possibili interventi degli operatori del Pronto Soccorso. Semplificando enormemente, più grande è l’evento e più persone ci sono, più vincoli, burocrazia e documentazione vi verranno richiesti. 
• Ignorare la parte tecnica. E’ tutto bellissimo ma le luci sono quelle della mensa e l’audio non si sente o lo schermo ha la qualità di quello della parrocchia (con tutto il rispetto). 
• Non calcolare le tempistiche, situazione tipica di chi si ritrova con l’evento aziendale alle porte e non ha ultimato tutti i preparativi. 
• Non avere un piano B di “emergenza” nel caso in cui, per qualsiasi imprevisto, si debbano cambiare dei dettagli all’ultimo. Cosa faresti, per esempio, se avessi organizzato un piccolo buffet o un piccolo spettacolo all’aperto e il giorno dell’evento piovesse a dirotto? No, non basta un gazebo. 
• Non considerare gli ospiti che potrebbero arrivare da lontano. In questo senso, si dovrebbe cercare una location che sia comoda rispetto a hotel o B&B o organizzare un trasporto.

•  Non curare la comunicazione e il marketing dell’evento. Dell’importanza dell’event marketing ne parliamo in questo articolo.

Esistono però degli errori che potrebbero essere più difficili da evitare e che potrebbero costare anche più cari di quelli appena citati.

Leggi ora I 5 pilastri per organizzare l’evento aziendale perfetto

Gli errori più difficili da evitare quando si organizza un evento aziendale

È molto comune l’errata convinzione che, affidandosi a un’agenzia di eventi qualsiasi per il proprio evento aziendale tutto possa filare sempre liscio. In realtà non è così, perché spesso, è proprio nella scelta dell’agenzia che si commettono gli errori più gravi e che potrebbero rappresentare un danno maggiore per l’azienda.

Ecco allora un piccolo elenco di errori da evitare quando vuoi scegliere l’agenzia per il tuo evento aziendale:

• Scegliere in base al preventivo più basso. Nel mondo dell’imprenditoria è popolare un detto che recita “Chi meno spende, più spende”. Un detto molto calzante in questo caso. Affidarsi a un’agenzia perché ha il prezzo più basso rispetto ai suoi competitors significa scegliere dei professionisti che lavorano in economia.
  Questo errore potrebbe costarti molto, molto caro perché durante un evento aziendale, ogni dettaglio e sotto gli occhi di tutti e avere un evento mal organizzato è come invitare a casa degli ospiti senza una sedia su cui farli accomodare. 

  Il tuo evento aziendale parlerà di te. Davvero vuoi lasciare questa responsabilità a chi cerca di lesinare sull’organizzazione?

• Destinare un collega all’organizzazione di un evento che, invece, richiede un professionista.
  Organizzare un evento aziendale che funzioni è un vero e proprio lavoro e come tale deve essere considerato. Lasciare questa responsabilità a qualcuno che non si occupa di professione di tutti i dettagli che sono da considerare potrebbe costarti molto caro per due motivi principali. 

  Il primo è che l’evento non avrà successo quasi con certezza, sia in termini di obiettivi di marketing, qualora ce ne fossero, sia in termini di affluenza degli ospiti. Entrambe queste opzioni si traducono in un vero e proprio spreco di risorse aziendali. 

  Il secondo è che l’evento non sarà un valore aggiunto all’azienda, ma solo una situazione di cui qualcuno, forse, parlerà per un paio di giorni. 

  Un evento aziendale dovrebbe essere in grado di raggiungere degli obiettivi specifici e di essere memorabile per mesi. Per ottenere questi risultati servono dei professionisti. 

  Inoltre, se hai dei capi, di certo non farai bella figura.

Anche in questo caso l’elenco potrebbe essere molto più lungo, proprio a dimostrazione del fatto che organizzare un evento aziendale è un’attività seria e molto importante.

D’altronde, le grandi aziende realizzano sempre eventi di cui si parla per mesi!