Nel mondo dell’organizzazione di eventi, capire come stimare il budget è una caratteristica fondamentale.
Chi lavora in questo ambito, infatti, sa bene quanto possa essere articolato e complesso ogni progetto, dalla sua ideazione fino alla realizzazione.
Si tratta di un mestiere, infatti, in cui è necessario avere un forte equilibrio tra la parte creativa e quella pratica-organizzativa, necessarie al tranquillo e sicuro svolgimento del programma.
È facile lasciarsi trasportare dalla fantasia in fase di progettazione, e ipotizzare soluzioni creative che lascerebbero senza fiato il più esigente dei clienti; ma poi ci si scontra con la dura realtà: i costi. Per questo, fin da subito, bisogna chiedersi: quanto budget ho a disposizione e quanto me ne serve?
Per questo motivo, oggi ti aiuto a capire come fare ordine tra le idee per stimare il budget di un evento.
Da dove partire per il budget: la stima dei costi di un evento
Vorrei fare una piccola premessa: anche se può sembrare scontato, conoscere l’entità e gli obiettivi dell’evento è un requisito fondamentale prima di avviarne la pianificazione.
Quante persone saranno coinvolte? Di che tipo di evento si tratta? Sarà un ambiente informale o molto elegante? Quanto impatterà a livello commerciale il tuo investimento in questo evento?
Se non hai ancora le risposte a queste domande, ti consiglio di capire bene questi aspetti, prima di pensare al budget.
Daranno una direzione a molte delle scelte che dovrai fare!
L’analisi dei costi di un evento per stimare il budget
Per stimare il budget di un evento la prima cosa da fare è una lista quanto più dettagliata possibile dei costi che dovrai sostenere. In alcuni casi si tratterà di costi fissi e sarà quindi più facile ipotizzare il budget o farti fare un preventivo; in altri, i costi saranno variabili, ti potrebbe essere utile in questi casi chiedere una stima di spesa in base a un evento simile al tuo organizzato in passato.
Se ti stai chiedendo da dove cominciare, il mio suggerimento è di stilare una lista in base alle seguenti categorie:
- Personale e staff
- Costi di produzione e di organizzazione
- Pratiche burocratiche e tasse
- Affitto Location
- Catering
- Comunicazione dell’evento
- Marketing
- Allestimenti scenografici
- Trasporti e logistica
- Attività, intrattenimento e artisti
- Service audio, luci e video
- Streaming
A questo elenco aggiungi tutte le voci che ritieni necessarie o che già fanno parte del tuo progetto.
Suddividi in ulteriori sottocategorie per evidenziare tutte le singole spese che potresti affrontare.
Ti aiutiamo noi, leggi il nostro articolo e scopri quanto costa organizzare un evento
Se hai già dei preventivi inizia da quelli ed eventualmente chiedili ai fornitori dove ti dovessero mancare.
Ricorda che più sarà dettagliato il budget plan dell’evento e minore sarà il rischio di sforare alla fine dell’evento.
Tieni aggiornato il budget del tuo evento
Che tu stia lavorando da solo o in team è fondamentale tenere sempre aggiornato il budget. Per questo ti consiglio di avere sempre a portata di mano il supporto sul quale stai pianificando il budget.
Se utilizzi un’app potrebbe risultare più facile aggiornare in tempo reale ogni spesa che si aggiunge all’elenco.
Se invece lavori su Excel o in generale da computer il mio consiglio è di aggiornare ogni giorno le nuove spese e i nuovi preventivi, per non rischiare di accumulare dati in maniera disordinata.
Rientrare nel budget prestabilito
Se ti trovi nella situazione in cui il budget è stato già stabilito e devi capire come e se riesci a rientrare nelle spese, ti consiglio di dividere la somma complessiva che hai a disposizione in base alle categorie di spesa precedentemente citate.
Assegna poi una percentuale del budget a ciascuna voce in ordine di importanza.
Dovrai quindi dare una priorità ad alcune voci rispetto ad altre. Nel caso in cui dovessi renderti conto di essere fuori budget, infatti, sarà più facile capire dove devi risparmiare e dove invece non ti puoi accontentare.
Altri consigli per stimare il budget del tuo evento
- Organizza in modo ordinato, e fin dal primo momento, tutta la documentazione relativa all’evento (preventivi, fatture, email, comunicazioni ecc);
- Aggiorna costantemente i dati;
- Controlla le spese verificando scontrini e fatture;
- Effettua le operazioni tramite banca;
- Preventiva dei costi extra di emergenza;
- Considera delle alternative se qualcosa non dovesse andare secondo i piani;
A questo punto non ti resta che raccogliere le idee e un file su cui iniziare a stimare il budget per il tuo evento. Non dimenticare che essere metodico e organizzato ti aiuterà a realizzare una pianificazione efficace e fedele alle aspettative.
Pensi di aver bisogno di un aiuto? Affidarti a un’agenzia specializzata come noi ti aiuterà a capire subito quali sono i reali costi di quello che hai in mente e di eventuali spese che non stai considerando.
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