Per capire quanto costa organizzare un evento, che si tratti di un evento aziendale o meno, è essenziale comprendere che l’investimento può variare in base a molti fattori differenti.
La pianificazione di un evento può essere molto complessa e stressante, soprattutto se si tratta di eventi aziendali.
Ogni piccolo dettaglio è importante per arrivare a un evento di successo.
Collaborare con un’agenzia di organizzazione eventi è sicuramente la strada migliore per risparmiare soldi, figuracce e dormire sonni tranquilli. La base è scegliere quella giusta, non sottovalutare l’importanza di lavorare con un’agenzia con esperienza dimostrabile per organizzare il tuo evento.
Le agenzie con grande esperienza e specializzate come la nostra, sanno anche come contenere i costi o prevedere dettagli che a chi non è del settore potrebbero sfuggire e che diventerebbero immediatamente degli extra budget da mettere a consuntivo. Costi pesanti che non avevi considerato bene.
Un sopralluogo o una consulenza sul progetto, in questo caso, ti salvano il portafoglio e le sorprese.
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Quanto costa organizzare un evento e quali sono i fattori che influenzano il costo
Purtroppo non esiste un costo di riferimento o un listino per la realizzazione di un evento, considerato che ciascuno avrà caratteristiche uniche nel proprio genere.
Pertanto, piuttosto che cercare informazioni su quanto costa organizzare un evento, sia esso privato o aziendale, il nostro consiglio è quello di strutturare un esempio di budget evento e poi valutare se possano esserci entrate da:
- sponsorizzazioni;
- quote d’iscrizione dei partecipanti;
- bandi di enti pubblici;
- altri contributi.
Una volta che avrai determinato il budget plan dell’evento dovrà comunque essere sufficientemente flessibile dall’accogliere variazioni.
Abbiamo preparato una guida gratuita così potrai avere uno schema dei servizi che potrebbero servirti in un evento e calcolare il budget chiamando uno ad uno i fornitori. Scaricala qui!
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Il costo dell’organizzazione di un evento da parte di un’agenzia
Per capire quanto costa organizzare un evento è necessario anche conoscere quali sono i fattori che influenzano l’oscillazione del prezzo.
Alcuni di questi possono essere più facilmente intuibili di altri:
- La tipologia di evento
Più l’evento è complesso e articolato, più sarà complessa la sua gestione. Questo implica anche la necessità di maggiori risorse per coordinamento e organizzazione. - Il numero dei partecipanti
Se i partecipanti sono pochi, l’evento sarà tendenzialmente più semplice da gestire, ma l’aumento dell’audience comporta una crescita proporzionale delle strutture e dei servizi. - La location scelta
Alcune città e alcune location sono più prestigiose di altre e quindi inevitabilmente più costose. Questo incide notevolmente sulla variazione di prezzo. Se è vero che alcuni eventi sono forzatamente costretti in una certa area geografica, non è detto che si debba valutare solo una location. Avere più scelte in merito alla location destinata può aiutarti a contenere il costo dell’organizzazione di un evento.
Non solo. Scegliere una location già attrezzata ci farà risparmiare sui costi di alcuni servizi che invece andranno portati on site, nel caso di una location vuota come un capannone o uno spazio per eventi. A quel punto dovrai solamente capire se ogni fornitore proposto dalla location (catering, service audio luci e video, hostess etc.) sarà qualitativamente adeguato al tuo evento.
Il nostro aiuto durante un sopralluogo in location è veramente prezioso per te. - La stagione dell’anno
Questo è uno dei fattori meno considerati quando si pensa a quanto costa organizzare un evento. Però, alcuni fornitori potrebbero avere meno disponibilità in determinati periodi dell’anno, per esempio. Oppure, alcune location potrebbero avere un costo maggiore a causa dell’aumento della domanda del periodo.
Quando si parla del costo di un’agenzia di eventi, anche la scelta del servizio appaltato può essere fra i fattori che influenzano l’investimento.
Infatti, un’agenzia di eventi specializzata può offrire diversi tipi di servizi.
Fra questi, alcuni possono essere:
- La direzione artistica dell’evento
- L’organizzazione completa
- Pubblicità e promozione
- Pratiche e permessi
- L’allestimento completo
- Servizi tecnici come
- Service video
- Servizi fotografici
- Service audio luci
- Noleggio led wall, schermi e proiettori
- Noleggio droni
- Streaming ed eventi ibridi
- Allestimenti scenici
- Palchi e coperture
- Decorazioni interne e addobbi
- Catering
Inoltre le agenzie di eventi specializzate hanno anche la possibilità di offrire personale, la nostra ha un servizio di hostess e steward, per dare agli ospiti un’accoglienza elegante e piacevole.
Chiaramente in base ai servizi scelti il costo dell’evento varierà.
Perché affidare l’organizzazione di un evento a un’agenzia specializzata?
Che la scelta di affidarti a un’agenzia di eventi possa aiutarti anche a contenere i costi dell’organizzazione, ormai è chiaro. Ma non sottovalutare anche l’impegno, in termini di energie e tempo, che organizzare un evento può richiedere.
Questi si decuplicano se non si hanno le adeguate competenze o l’esperienza per gestire un evento, piccolo o grande che sia. Sai, per esempio, cos’è una 32 ampere? Eppure è una di quelle cose banalissime da sapere…
Affidarsi a un’agenzia specializzata ti cambia la qualità dell’evento e della tua vita nei giorni prima dell’evento. Potrai arrivare all’evento al massimo della forma e senza stress, sapendo che qualcuno ha pensato, progettato e gestito tutto, per te!
Ti dovrai preoccupare solo di goderti l’evento, stare con i tuoi ospiti e ovviamente scegliere l’abito ideale!
