Hai mai pensato a quanto sia importante per i vostri dipendenti sentirsi parte di una squadra? O a come un ambiente di lavoro sereno e stimolante possa influire positivamente sulla produttività e la creatività? Organizzare un family day aziendale è un’ottima strategia per raggiungere questi obiettivi, e consolidare i legami tra colleghi e con l’azienda, creando un clima di fiducia e condivisione.
In questa guida completa condivideremo con voi la nostra esperienza come agenzia specializzata nell’organizzazione di eventi. Vi accompagneremo passo dopo passo nell’organizzazione di un family day aziendale perfetto, fornendovi consigli utili e spunti creativi per un evento di successo, che sarà ricordato a lungo in azienda.
Cos’è un family day e perché dovresti organizzarlo per la tua azienda
Un family day è un particolare tipo di evento corporate, in cui l’azienda apre le porte ai familiari dei propri collaboratori, offrendo loro l’opportunità di conoscere da vicino l’ambiente in cui i loro cari trascorrono gran parte del loro tempo. Una giornata di svago, ma non solo. Questa è anche un’occasione preziosa per rafforzare lo spirito di squadra, trasmettere i valori aziendali e mostrare interesse sincero per la qualità della vita dei dipendenti.
Molto più di un gesto di cortesia, è un’azione strategica che può portare a significativi benefici alla tua azienda. Un family day aziendale contribuisce a creare un ambiente di lavoro più sereno e positivo. Quando i dipendenti si sentono parte di una comunità e percepiscono che l’azienda si prende cura anche del loro benessere familiare, il senso di appartenenza e la fedeltà nei confronti dell’azienda crescono.
In particolare, organizzare un evento per i dipendenti e i loro familiari porta alla tua azienda questi benefici:
- contribuisce a consolidare i legami tra colleghi: il contesto informale e rilassato favorisce l’interazione, permette di conoscersi meglio, al di là dei ruoli e delle gerarchie;
- trasmettere i valori aziendali: attraverso l’allestimento degli spazi e le attività proposte, è possibile comunicare l’identità e la cultura dell’azienda in modo originale e coinvolgente;
- migliora l’immagine aziendale: l’azienda si presenta come un luogo di lavoro in cui si riconosce l’importanza dell’equilibrio tra vita lavorativa e vita privata (work life balance), un aspetto che può contribuire ad attrarre e trattenere i migliori talenti.
Organizzare un family day aziendale di successo
Se vuoi che il tuo family day funzioni al meglio, ti servirà pianificarlo accuratamente e prestare attenzione ai dettagli. Dalla definizione degli obiettivi alla scelta delle attività, dalla comunicazione alla gestione logistica: tutto deve essere curato per far sì che la giornata si svolga senza intoppi, che gli ospiti si sentano coinvolti e si divertano.
Ecco una guida step-by-step per non lasciare nulla al caso e organizzare una giornata che lasci il segno.
1. Definizione degli obiettivi
Prima di iniziare con l’organizzazione, è fondamentale definire gli obiettivi che si vogliono raggiungere con l’evento. Desideri rafforzare lo spirito di squadra tra i colleghi? Migliorare la conoscenza dell’azienda da parte delle famiglie? Promuovere i valori aziendali? Avere chiari gli obiettivi ti aiuterà a prendere decisioni coerenti in ogni fase della pianificazione, e a non improvvisare attività senza senso.
2. Conoscere gli ospiti
Un family day di successo è un evento pensato su misura per i suoi partecipanti. Raccogli informazioni sulle famiglie dei dipendenti: quanti bambini parteciperanno? Quali sono le loro fasce d’età? Devi sapere se i collaboratori in azienda hanno esigenze particolari; se sono prevalentemente persone giovani o no. Queste informazioni saranno preziose per scegliere le attività più adatte e allestire gli spazi in modo adeguato, evitando situazioni spiacevoli.
3. Scelta della data e della location
La scelta del giorno e della luogo dell’evento sono due aspetti fondamentali. Considera la stagionalità, la disponibilità dei dipendenti e l’accessibilità del posto. Se prevedi attività all’aperto, assicurati che la location abbia spazi adeguati e sicuri, soprattutto per i bambini. Valuta anche la possibilità di offrire un servizio di trasporto per facilitare la partecipazione.
4. Definizione del budget
Stabilisci un budget realistico per l’evento, tenendo conto di tutte le voci di spesa: affitto della location, catering, attività, allestimenti, personale, comunicazione, e tutto il resto. Ci sono tantissime cose da tenere in considerazione, e spesso farsi seguire da professionisti nell’organizzazione di eventi è la scelta migliore. Ad esempio, noi di Staff Millennium lavoriamo a soluzioni personalizzate in base al budget del cliente, ottimizzando al massimo l’investimento per realizzare un family day perfetto. Contattaci per una prima consulenza gratuita.
Un esempio di quanto costa organizzare un family day
Come puoi immaginare, ci sono diversi fattori che possono influenzare il costo finale per l’organizzazione di una giornata come questa. Ad ogni modo, per darti un’idea, ecco un esempio di costing per un family day base in azienda che prevede la partecipazione di 100 persone.
- Allestimenti e decorazioni 10-15K
- Tecnologie 10-15K
- Catering: 8-12k
- Welcome coffee: 2-4K
- Artisti: 2-5k
- Tensostrutture: 5-10K
- Gadget/Gif/Premi: 1-3K
- Produzione/gestione: 3-5K
Sono cifre indicative, che variano in base al numero delle persone, alla location e alle attività che vorrai progettare per la giornata.
5. Pianificazione delle attività
Il fulcro di giornate come questa sono le attività: coinvolgenti e adatte a tutte le età, che riflettano i valori aziendali e permettano ai dipendenti e alle loro famiglie di interagire e divertirsi insieme. Laboratori creativi, giochi a squadre, spettacoli di intrattenimento, visite guidate all’azienda sono solo alcune idee da cui trarre ispirazione. Ti proponiamo giusto qualche idea.
- Stimolare la creatività – Laboratori di cucina per grandi e piccini, dove preparare insieme gustose ricette; oppure di pittura per liberare l’artista che è in ognuno di noi, o ancora, di costruzione con materiali di recupero per stimolare la fantasia e promuovere la sostenibilità.
- Divertirsi con il gioco – Organizza sfide a squadre per rafforzare la collaborazione, giochi all’aperto per sfogarsi e divertirsi, o piccoli percorsi avventura per mettere alla prova coraggio e spirito di gruppo.
- Scoprire l’azienda – Proponi visite guidate all’interno dell’azienda per far conoscere ai familiari il luogo in cui i dipendenti trascorrono le loro giornate; visite al museo aziendale per scoprire la storia e i successi dell’azienda: tutte attività che avvicinano le famiglie all’azienda.
- Emozionare con lo spettacolo – Esibizioni di magia per stupire i bambini, ma anche gli adulti; musica dal vivo per creare un’atmosfera festosa; animazione per i bimbi più piccoli con giochi, truccabimbi e palloncini.
- Rilassarsi e condividere – Crea un’area picnic dove le famiglie possono pranzare insieme, organizza degustazioni di prodotti tipici, o invita food truck con diverse specialità culinarie per creare un ambiente più festoso.
La giornata deve avere un programma ben bilanciato e permettere anche momenti di relax. Personalizza le attività in base ai valori aziendali e al target di partecipanti. Ad esempio, se siete un’azienda tecnologica, potresti proporre attività legate alla robotica o alla programmazione. Se siete un’azienda green, organizza qualcosa legato alla sostenibilità ambientale o alla scoperta della natura. L’importante è che le attività siano divertenti, coinvolgenti e rispecchino l’identità dell’azienda.
6. Comunicazione con i dipendenti
Se vuoi realizzare un family day aziendale memorabile, ascolta i tuoi dipendenti e le loro famiglie. Sono loro i veri protagonisti, e le loro opinioni contano. Creare un canale di comunicazione dedicato può essere una buona idea. Potrete dare tesoro di idee e suggerimenti, conoscere le aspettative (magari per superarle e stupire tutti), ma anche capire cosa non vogliono assolutamente.
Ogni feedback è prezioso per personalizzare l’evento e renderlo un successo. Infine, comunica l’evento con largo anticipo tramite email, intranet e social media, creando attesa ed entusiasmo. Ricorda: un family day aziendale partecipato è un family day riuscito!
7. Gestione logistica e tecnica
La gestione logistica è fondamentale per garantire il buon esito dell’evento. Occupati di tutti gli aspetti pratici: catering, allestimenti, sicurezza, accoglienza degli ospiti. Organizzare un evento richiede esperienza e anche competenze tecniche da non sottovalutare: è per questo che i clienti si rivolgono alla nostra agenzia. Tutto deve essere curato nei minimi dettagli per offrire un’esperienza piacevole, senza intoppi e senza imbarazzi. Immagina cosa potrebbe succedere se non ci fosse abbastanza cibo per tutti o qualsiasi altro scenario poco simpatico, i professionisti servono proprio a questo: prevenire con una perfetta organizzazione e, nel caso, gestire ogni imprevisto della giornata.
8. Valutazione dell’evento
Dopo l’evento, non dimenticarti di raccogliere i feedback dei partecipanti attraverso questionari o interviste. Questo vi aiuterà a capire cosa ha funzionato bene e cosa può essere migliorato per organizzare family day aziendali ancora più riusciti in futuro.
Un esempio di successo: il family day aziendale organizzato per Cofimco
Per il nostro cliente Cofimco, importante azienda metalmeccanica, abbiamo realizzato un family day aziendale per far trascorrere a colleghi e famiglie una giornata diversa, all’insegna della spensieratezza. Tra giochi di squadra, attività creative per i bambini e spazi dedicati al relax, tutti hanno trovato il proprio angolo di divertimento. Ci siamo occupati di tutti gli allestimenti, dell’accoglienza, dei gadget e dell’intero programma, che fa previsto anche un tour guidato all’interno dell’azienda.
Il nostro service audio video ha allestito un palco per gli speech e lo speciale momento della consegna dei premi di anzianità. Per il catering, abbiamo proposto un camioncino street food, che ha messo tutti d’accordo, e come sorpresa finale un vero carretto dei gelati.
Leggi il caso studio completo sul family day aziendale di Cofimco
È il momento di organizzare il vostro family day aziendale
Un family day aziendale è un’ottima occasione per rafforzare il senso di appartenenza alla squadra, creare un clima di lavoro positivo e trasmettere i valori aziendali. Se ben realizzato, sarà anche un modo per migliorare l’immagine dell’azienda, attrarre talenti e aumentare la motivazione dei dipendenti.
La chiave per un family day di successo è la pianificazione! Definisci con chiarezza gli obiettivi, indaga i gusti e le aspettative dei partecipanti, scegli la data e la location più adatte, organizza attività coinvolgenti e non dimenticarti di curare la comunicazione, la logistica e gli aspetti tecnici.
