Come scegliere una location per eventi?

Tabella dei contenuti

Per qualsiasi tipo di evento, aziendale o personale, la scelta della location, e quindi dello spazio in cui organizzarlo, è fondamentale oltre che impegnativa. Gli aspetti da valutare e da tenere in considerazione sono molti.
Ecco quindi che abbiamo pensato, in quanto specialisti nell’organizzazione di eventi, di aiutarti con una lista dettagliata per permetterti di scegliere la location per eventi che sia all’altezza del tuo! 

 

Scegliere la location per eventi: decidi il tipo di evento 

Che evento vuoi organizzare? Quale esperienza e quali emozioni vuoi far provare ai tuoi ospiti? Che atmosfera vuoi ricreare? 

Per rispondere a tutte queste domande devi aver ben chiaro, soprattutto in caso di un evento aziendale, quali sono gli obiettivi e come vuoi trasmettere i valori del brand. 

Convegni, mostre, cene di beneficenza, eventi di team building e presentazioni di prodotti sono eventi molto diversi tra loro e, pertanto, richiedono spazi differenti con caratteristiche imprescindibili.

L’ultima moda nel campo dell’organizzazione eventi è quella di scegliere spazi non destinati normalmente a questo ambito: per esempio magazzini in disuso, musei, fabbriche dismesse, studi fotografici e mete naturalistiche. In questo caso l’allestimento sarà totale. 

 

Scegliere la location per eventi: definisci il budget

Stabilire un budget massimo da destinare alla location dell’evento, ti permette di risparmiare moltissimo tempo perché potrai una scrematura preliminare dei luoghi esterni al range stabilito. Se il budget è limitato considera la possibilità di scegliere una location predisposta per gli eventi anche lato tecnico-scenografico perché non avrai spese extra per l’allestimento.
Si deve inoltre tenere presente in fase di valutazione della location, quali servizi sono compresi nel costo d’affitto, come ad esempio il servizio di coffee break o catering, la connessione wi-fi, le pedane, sedie e tavoli e ogni altro tipo di servizio.

 

Scegliere la location per eventi: chi sono gli ospiti

Qual è l’età media? Cosa accomuna gli invitati? Se è un evento aziendale, in che settore opera l’azienda?
Conoscere le caratteristiche dei destinatari dell’evento ti consentirà d’individuare alcune loro necessità e di determinare il giusto tono da dare all’evento.
Se la maggior parte è giovane, la scelta sarà bene che ricada su una location di tendenza, anche se più scomoda. O che sia vicino ad una città o un luogo d’interesse in cui possano svagarsi dopo il meeting.
Se l’età è senior, allora è preferibile scegliere una location che garantisca facile raggiungibilità e comfort.

 

Scegliere la location per eventi: posizione e logistica

Da dove arriveranno i partecipanti all’evento? Da città vicine o lontane? Da Paesi diversi? Diventa importante valutare bene la scelta degli spazi troppo lontani. L’ideale è optare per una location collocata a metà tragitto per tutti.
Gli ospiti dormiranno nella location o in un hotel a distanza? Sarà comunque fondamentale valutare i supporti logistici necessari per l’evento, come i collegamenti gratuiti da e per la location, sia dall’hotel che da stazioni di treni e aeroporti.
Se valuterai una location isolata per favorire la socializzazione fra i partecipanti, allora considera di dover farli arrivare e andare via comodamente.
Non sottovalutare neppure i dintorni. Se la location è spettacolare ma, appena usciti ci si trova in un logo desolato, non farai una bella figura a meno che l’intero evento non si svolga all’interno.

 

Scegliere la location per eventi: numero dei partecipanti all’evento

Le dimensioni della location sono altrettanto importanti. Una sala sovradimensionata darà ai partecipanti la sensazione di dispersione e una troppo piccola darà una sensazione di scomodità. Non deve capitare di ritrovarsi con tutte le sedie occupate o di non saper dove appoggiare la giacca, ma neppure di trovarsi con una location enorme e quindi semi deserta, che potrebbe far sembrare l’evento malriuscito e con una scarsa affluenza.
La dimensione degli spazi va quindi scelta in base al numero di partecipanti con uno scarto di poche decine.

E come fai a saperlo prima?
Raccogli le adesioni, meglio se con una landing page dedicata, semplice e ben realizzata.

 

Scegliere la location per eventi: la tecnica 

La parte tecnica di un evento è molto più importante di quanto si possa pensare.  Audio che gracchia, video sgranato, illuminazione che non crea atmosfera. Per la buona riuscita di un evento è fondamentale avere un service all’altezza. 

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L’acustica

Devi necessariamente avere un’attrezzatura specifica gestita da tecnici del suono qualificati.
Spesso accade che per risparmiare ci si affidi a una location “con tutto”.
Poi, le casse non funzionano, metà della sala non sente, il microfono è di bassa qualità e sgancia il segnale, non è wireless e si finisce per inciampare sul palco, oltre che è brutto da vedere.
Capita che ci siano più persone che devono parlare sul palco che si passano malamente l’unico microfono funzionante in sala… in questi 20 anni ne abbiamo viste di tutti i colori.
Anche nel caso di eventi in streaming l’importanza di un’acustica eccellente, un segnale audio intellegibile e sincronizzato al video, è fondamentale.
Avere un service audio professionale come il nostro ti assicurerà di non cadere in errori grossolani che inficiano tutto l’evento e innervosiscono i partecipanti.

Impianto video

Se è previsto un video, deve essere al top: nitido e con colori vividi!
Questa è la prima cosa che in caso di errore si nota.
Non puoi pensare di proporre un evento con un video trasmesso da un proiettore sottodimensionato, con immagini scarse e troppo piccole per la sala.
Bisogna anche testare l’immagine stessa guardandola dai diversi angoli della sala per verificare se la lettura risulta difficoltosa da uno di questi e se la luce cambia impedendo la lettura dei testi o la visione delle immagini.
Servirà un ledwall o un maxischermo? Bisogna avere il gobbo per i relatori o non serve? Se hai più fonti da gestire la location ti dà la soluzione che cerchi? Forse ti permette solo di collegare il tuo pc, mentre tu vorresti gestire delle grafiche e delle telecamere come in uno studio tv per rendere il tuo evento unico.

Una consulenza tecnica (e gratuita) con noi in questo caso, può aiutarti enormemente a smarcare problematiche che potrebbero verificarsi in seguito.

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Illuminazione

Le luci devono essere efficaci. Insieme a tutto il resto della tecnica, non solo fanno parte della scenografia ma anche della qualità di un evento.
Possono trasformare una sala anonima in un posto meraviglioso: sono il vero artefice dell’effetto wow (assieme al video) degli eventi. Perché sottovalutarle?
È fondamentale illuminare con la giusta luce chi sta parlando sul palco, non solo per mostrarlo al pubblico in sala, ma anche per garantire una resa migliore a chi sta effettuando il video. Inoltre, le luci devono essere puntate e programmate in modo da non rovinare l’eventuale proiezione di immagini e video.

Questo fa la vera differenza da un evento scarso e sciatto da uno in cui la gente esce pensando “che bellissima esperienza!”.

Affidarsi solo alle luci presenti in sala è quasi sempre un problema.
Affidati, piuttosto, a un servizio con service luci specializzato per rendere il tuo evento indimenticabile.

 

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