Sono molti i motivi che possono portare alla necessità di organizzare un evento aziendale.
La tua azienda potrebbe, infatti, decidere di festeggiare un grande successo o un traguardo importante. Oppure potresti sfruttare l’organizzazione di un evento aziendale per mantenere attivi i contatti con i clienti storici e per creare relazioni personali con i potenziali nuovi clienti.
Anche il lancio di un nuovo prodotto o di un progetto particolarmente importante potrebbe diventare un buon motivo per organizzare un evento aziendale.
E, in tutto questo, la persona o il team con l’incarico di organizzare il tutto non può permettersi errori di alcun tipo: ne va di mezzo l’immagine dell’azienda.
Come fare allora? Quali sono tutti gli step indispensabili per organizzare un evento aziendale impeccabile?
Tutti gli step per organizzare il tuo evento aziendale
I nostri consigli passo passo e i i 5 pilastri per organizzare l’evento aziendale perfetto
senza dimenticare alcun dettaglio importante.
1. Perché organizzare l’evento aziendale?
Si comincia sempre dall’obiettivo! Il primissimo step per organizzare un evento aziendale impeccabile è quello di stabilirne lo scopo. Perché deve essere organizzato? Si tratta di un incontro con vecchi e nuovi clienti o della festa di un grande traguardo da festeggiare con i dipendenti e le loro famiglie per mantenere alto il buonumore?
Se non conosci l’obiettivo dell’evento, organizzarlo diventerà come giocare a pallacanestro bendati: quante possibilità avrai di centrare il canestro?
Ora che ti è chiara l’importanza del perché puoi passare al secondo step: il quanto.
Il secondo step per organizzare un evento aziendale è quello di stabilire il budget per l’evento
Non si tratta di definire semplicemente “quanto vuoi spendere”, ma anche il come.
Un ottimo consiglio in merito inoltre può essere quello di stabilire fin dal principio un margine di variabilità per tutte le spese che potresti non aver previsto in fase di briefing.
3. Chi inviterai al tuo evento aziendale?
Hai stabilito il perché, hai stabilito il quanto, è ora di stabilire il chi!
Il terzo step indispensabile è quello di definire con precisione il target di riferimento per l’evento.
Potrebbe essere che sia stato già definito in linea generale nel primo step, ma in questo step devi identificarlo con estrema precisione.
Se il target è quello dei clienti vecchi e nuovi, sono clienti che acquistano lo stesso tipo di servizio/prodotto? Sono clienti che investono tutti lo stesso budget o ci sono clienti che investono di più e clienti che investono di meno? Se invece stai organizzando un open day per i dipendenti dell’azienda e le famiglie, hai considerato che si tratta di un evento in cui bisogna rilassarsi e mettere tutti a proprio agio, magari con giochi e animazione? Hai considerato i figli? Se invece è un evento vip client o management, hai pensato a che esperienza memorabile proporre?
Queste domande sembrano scontate ma non lo sono.
A seconda di chi dovrai invitare all’evento aziendale cambiano i fattori da considerare! Potrebbe essere necessaria un’area bimbi, per esempio.
Inoltre, è indispensabile anche capire quante sono le persone che verranno. Quando prepari gli inviti, ricorda di considerare anche il tempo per richiamare chi non risponderà!
Dopo perché, quanto e chi, segue immediatamente il quando!
4. Quando organizzare il tuo evento aziendale?
Il quarto step per organizzare un evento aziendale è definire la data.
Se si tratta della festa di una ricorrenza, come ad esempio un anniversario aziendale, o del lancio di un prodotto/servizio nuovo, la data potrebbe essere già ben definita.
Ma in caso contrario è bene non sottovalutarne l’importanza, specialmente di questi tempi.
Comincia con l’individuare il periodo più adatto. Se l’evento dovesse presentarsi a ridosso delle vacanze estive, è possibile che non tutti gli invitati siano presenti. Lo stesso vale per le feste invernali di fine anno.
Considera anche un periodo che sia congruo con la disponibilità di eventuali ospiti importanti.
E, soprattutto, scegli una data che ti dia il giusto tempo per organizzare tutto l’evento aziendale con la giusta calma!
Se si tratta di un evento all’aperto, come un road tour per esempio, sicuramente la primavera è più indicata come stagione, rispetto ad autunno inoltrato.
5. Dove organizzare il tuo evento aziendale?
Il prossimo step è facilmente intuibile: il dove.
Scegliere la location più adatta per l’evento aziendale che devi organizzare può non essere così semplice.
Puoi utilizzare dei locali dell’azienda stessa o devi affittare una location specifica? È necessario uno spazio che possa essere dedicato e strutturato per qualcosa di specifico, come ad esempio il guardaroba o l’area gioco per i bimbi, o sono sufficienti delle stanze abbastanza ampie per ospitare tutti gli invitati?
Eccoti alcuni piccoli consigli per non cadere nella trappola dello “spendere tutto il budget per la location”:
- Evita hotel troppo lussuosi se il budget evento non te lo consente. Puoi fare bella figura anche con location differenti.
- Ricorda gli step precedenti, quante persone sono previste? In quale periodo dell’anno (per l’inverno servirà un posto che sia facilmente riscaldabile, per l’estate ne servirà uno che permetta di avere spazi aperti come giardini o piscine o una bella città in cui passeggiare nel tempo libero. Non vorrai portare i tuoi ospiti in un’area industriale o nel tuo capannone a luglio, vero?
P.S. Anche un luogo angusto del genere può trasformarsi, guarda cosa abbiamo fatto per questa azienda. - Concentrati sulla struttura dell’evento, perché potresti farti attrarre da location molto grandi anche se in realtà potresti non averne bisogno.
- Controlla se la struttura dispone già di attrezzature tecniche che possano supportare l’evento. Quasi sempre le dotazioni base non bastano per un effetto wow e si rischia l’effetto assemblea condominiale.
Perché non ci porti con te al sopralluogo? Possiamo sventare per te tutte le insidie e parlare la lingua nascosta degli event manager delle location.
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Consigli per organizzare i dettagli dell’evento aziendale
Organizzare un evento aziendale impeccabile non significa solo pensare ai preparativi.
Bisogna strutturare una scaletta dell’evento e avere qualcuno di ultra fidato che gestisca regia e maestranze. E non sarai tu, perché avrai milioni di cose da fare.
Un event manager non costa molto e ti cambia la vita, se hai già gestito qualche evento sai di cosa parlo.
Eccoti, quindi, alcuni consigli su come organizzare i dettagli dell’evento aziendale:
- Il catering
È più adatto un semplice buffet o un menu servito? La risposta non può essere “nessuno dei due”. Un momento in cui dissetarsi o stuzzicare qualcosa è davvero il minimo indispensabile.
Non lesinare sul catering perché un servizio di questo genere può davvero fare la differenza. - L’intrattenimento
Può essere un intrattenimento musicale con dj set o musica dal vivo, un’animazione con spettacolo per intrattenere gli ospiti, oppure uno spettacolo per i bambini più piccoli.
Di tipi di intrattenimento ne esistono moltissimi e tutti differenti tra loro. È importante però individuare il più adatto al tuo pubblico e comprenderne il vero valore.
In situazioni in cui i partecipanti all’evento si incontrano per la prima volta, per esempio quando si tratta di clienti aziendali, è utile che ci sia uno spettacolo che accompagni in sottofondo l’intera serata per creare un’atmosfera rilassata. In questo modo fornirai occasioni per rompere il ghiaccio e cominciare un dialogo memorabile.
In situazioni in cui i partecipanti si conoscono già, invece, lo spettacolo può essere un buon metodo per non rendere l’atmosfera troppo rigida.
Si parte sempre e comunque da un brief e da un tema: cosa vuoi comunicare? A chi?
Alcune compagnie di danza addirittura costruiscono show appositamente per l’evento. Le possibilità sono infinite, Staff Millennium ti aiuta a fare chiarezza e ti proporrà l’offerta coerente con la tua esigenza e con il budget che tu hai deciso per questa parte, fondamentale, dell’evento.
Il video dell’evento aziendale
Realizzare un video dell’evento aziendale è una grande occasione.
Immagina di poter riprendere i partecipanti mentre si divertono o mentre chiacchierano fra loro.
Ora immagina di poter ritagliare il videoclip per realizzare centinaia di mini spezzettoni da utilizzare sui social. Avresti del materiale condivisibile anche da chi è stato ripreso che potresti sfruttare per interi mesi.
Questa è anche una grande opzione di marketing che l’azienda potrà utilizzare per fare branding!
Quindi non limitarti a chiedere a qualche collaboratore di riprendere con il cellulare, è necessario che dietro alla camera ci sia un professionista.
Anche perché non devi trascurare di certo le autorizzazioni!
Insomma, quando nulla va lasciato al caso, chiedere il sostegno di esperti che si occupano di questo genere di attività quotidianamente può essere la soluzione migliore per gestire al meglio il budget e non perdersi alcun dettaglio!
