Tutti i permessi per organizzare un evento

Per organizzare un evento hai bisogno di sbrigare pratiche e richiedere dei permessi specifici, per essere sicuro che tutto proceda senza intoppi e sia a norma di legge.
La burocrazia dietro un evento è davvero tanta e difficile da gestire se non si sa in quali uffici ci si deve recare e di quali documenti si ha bisogno per presentare le varie domande.
I documenti necessari per organizzare un evento sono:

• DVR: documento di valutazione dei rischi
• RSPP: Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione
• Certificazioni di Primo soccorso e Antincendio
• Assistenza sanitaria per gli eventi
• RLS: Reporting and Learning System
• Documento di Nomina del Preposto alla Sicurezza
• DUVRI: Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze
• Progetto elettrico
• Valutazione dell’idoneità per l’agibilità temporanea della location
• Stipula della polizza assicurativa di Responsabilità Civile (RC)
• SCIA per eventi
• Licenza temporanea di vendita
• Richiesta di autorizzazione per evento alla Polizia Amministrativa
• Accertamento dei requisiti e dei presupposti previsti dalle normative
• Autorizzazione temporanea in deroga per impatto acustico
• Licenza temporanea di pubblico spettacolo
• Autorizzazione temporanea per l’esposizione pubblicitaria
• Permessi SIAE
• Permesso per il volo di droni
• Permesso per riprese e foto
• POS o POSI: Piano operativo di sicurezza
• Permessi per l’Occupazione del suolo pubblico
• Autorizzazione al transito e alla sosta
• Certificato di idoneità al lavoro per i lavori per eventi
• Contratti con Artisti, Location e Fornitori
• Certificato di agibilità per i lavoratori dello spettacolo

Oggi ti forniamo una guida a tutte le certificazioni necessarie all’organizzazione di un evento. Prendi carta e penna, iniziamo!

DVR: documento di valutazione dei rischi

Il DVR, acronimo di Documento di Valutazione dei Rischi, è un documento fondamentale nel campo della salute e sicurezza sul lavoro. Rappresenta uno strumento di gestione che consente di identificare, valutare e gestire i rischi presenti all’interno di un ambiente di lavoro o in contesti dove si svolgono attività lavorative.
Gli obiettivi del DVR sono:

• Identificazione dei rischi: Il DVR identifica tutti i potenziali rischi presenti nell’ambiente di lavoro o nelle attività lavorative,
• Valutazione dei rischi: Ogni rischio viene valutato in base alla sua probabilità di verificarsi e al potenziale impatto sulla salute e sicurezza dei lavoratori,
• Pianificazione delle misure di prevenzione: Il DVR prevede misure e strategie per ridurre o eliminare i rischi identificati, promuovendo un ambiente di lavoro sicuro.

Cosa deve contenere il DVR?

1. Descrizione delle attività lavorative: Il DVR descrive le attività svolte, le procedure operative e le operazioni coinvolte,
2. Identificazione dei rischi: Vengono elencati tutti i rischi potenziali, tra cui rischi fisici, chimici, biologici, ergonomici e psicosociali,
3. Valutazione dei rischi: Ogni rischio viene valutato considerando la sua gravità e la probabilità che si verifichi,
4. Misure di prevenzione e protezione: Sono definite le misure da adottare per prevenire i rischi, come l’uso di dispositivi di protezione individuale, la formazione dei lavoratori e la modifica dei processi di lavoro,
5. Pianificazione delle attività: Vengono delineati i piani d’azione per attuare le misure di prevenzione e i tempi per il loro completamento.

Responsabilità legate del DVR

Il datore di lavoro è responsabile della preparazione, dell’aggiornamento e dell’attuazione del DVR. Nella valutazione dei rischi e nella definizione delle misure preventive devono essere coinvolti anche i lavoratori e i rappresentanti dei lavoratori.

Aggiornamento del DVR

Il DVR deve essere regolarmente aggiornato quando ci sono modifiche nelle attività lavorative, negli impianti o nelle condizioni di lavoro.
Il DVR aiuta a identificare e gestire i rischi che potrebbero mettere in pericolo la sicurezza dei partecipanti all’evento. Evitare incidenti e garantire che l’evento si svolga in modo sicuro è di vitale importanza. La valutazione dei rischi aiuta a pianificare un evento efficace. Identificando potenziali problemi in anticipo, è possibile sviluppare piani di contingenza e misure preventive per affrontarli.
La mancanza di un DVR adeguato può comportare sanzioni legali.

Il documento di valutazione dei rischi è molto importante anche per ottenere un contratto di assicurazione per l’evento, perché le compagnie assicurative hanno bisogno di valutare il livello di rischio associato all’evento per stabilire i premi assicurativi. Se elaborato bene può contribuire a ridurre i costi delle assicurazioni. Allo stesso tempo, identificare e intervenire per minimizzare i rischi in anticipo può ridurre i costi legati a incidenti o situazioni di emergenza impreviste durante l’evento.

Non solo, aiuta a pianificare la destinazione delle risorse in modo efficace. A esempio, se sono identificati rischi legati al tempo, potrebbe essere necessario investire in coperture o tende per proteggere i partecipanti dalla pioggia.
Un evento sicuro e ben organizzato contribuisce alla buona reputazione dell’organizzatore. D’altra parte, incidenti evitabili o problemi di sicurezza possono danneggiare gravemente la reputazione di chi ha organizzato e dell’evento stesso.

La mancata valutazione dei rischi e la mancata attuazione di misure di prevenzione possono portare a sanzioni amministrative o penali, oltre a mettere a rischio la salute dei lavoratori.
La valutazione dei rischi tramite il DVR è un passo essenziale per garantire un ambiente di lavoro sicuro e conforme alle normative. È fondamentale coinvolgere esperti in salute e sicurezza sul lavoro nella redazione del DVR e attuare le misure di prevenzione suggerite per proteggere i lavoratori e ridurre i rischi sul luogo di lavoro.

RSPP: Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione

L’RSPP, acronimo di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, è una figura fondamentale nell’ambito della sicurezza sul lavoro. Nell’organizzazione di un evento, si assicura che vengano adottate le misure di prevenzione e protezione necessarie per garantire la sicurezza dei partecipanti, del personale e di tutti coloro che sono coinvolti nell’organizzazione dell’evento.

L’RSPP è responsabile della pianificazione e dell’attuazione delle misure di prevenzione e protezione sul lavoro, incluse quelle legate alla salute e sicurezza degli eventi. Collabora con gli organizzatori per identificare e valutare i rischi legati alle attività dell’evento.
Deve identificare i potenziali rischi associati all’evento, tra cui rischi legati a: folla, strutture temporanee, incendi, sicurezza delle attrezzature, emergenze mediche, ecc.

Contribuisce alla definizione del Piano Operativo di Sicurezza (POS) o del Piano di Emergenza per gestire situazioni di emergenza durante l’evento.
Fornisce consulenza e formazione al personale e ai lavoratori coinvolti nell’evento riguardo alle misure di sicurezza da adottare.
Supervisiona l’implementazione delle misure di sicurezza e verifica che vengano rispettate durante l’evento.
È responsabile della redazione della documentazione relativa alla valutazione dei rischi, alle misure di prevenzione e alle azioni intraprese per la sicurezza.

L’RSPP lavora a stretto contatto con altre figure coinvolte nella sicurezza dell’evento, come il medico competente, il coordinatore della sicurezza, il personale di emergenza, ecc.

Se vuoi organizzare un evento, sappi che devi garantire la presenza di un RSPP qualificato o collaborare con esperti in materia di salute e sicurezza sul lavoro per garantire la conformità alle normative e la sicurezza dell’evento.

Certificazioni di Primo soccorso e Antincendio

Le certificazioni antincendio e di primo soccorso per un evento si riferiscono alla documentazione e alle qualifiche necessarie per garantire che il personale coinvolto nell’organizzazione e nella gestione dell’evento sia adeguatamente preparato per affrontare situazioni di emergenza, come incendi o situazioni mediche. Queste certificazioni sono essenziali per garantire la sicurezza dei partecipanti, del personale e di tutte le persone presenti durante l’evento.
Vediamo tutto nel dettaglio!

Certificazione Antincendio

La certificazione antincendio riguarda le competenze e la formazione relative alla prevenzione, alla gestione e alla lotta antincendio.
Il personale deve essere addestrato da formatori qualificati in materia di prevenzione incendi e lotta antincendio. Inoltre, deve ricevere una formazione sull’uso degli estintori, sulle procedure di evacuazione, sulla gestione delle vie di fuga e sulla prevenzione incendi in generale.
Devono essere sviluppati piani di emergenza antincendio che definiscano le procedure da seguire in caso di incendio, compresa l’evacuazione.

Certificazione di Primo Soccorso

La certificazione di primo soccorso riguarda le competenze per fornire assistenza medica immediata e di base a persone in situazioni di emergenza.
Il personale coinvolto nell’evento dovrebbe essere formato nelle tecniche di primo soccorso, come la RCP (Rianimazione Cardio Polmonare), la gestione delle ferite, delle emorragie e delle situazioni di emergenza comuni. Dovrebbe inoltre, essere in grado di gestire situazioni mediche improvvise fino all’arrivo dell’assistenza medica professionale.

Deve essere presente un kit di primo soccorso ben fornito e facilmente accessibile durante l’evento e il personale di primo soccorso dovrebbe poter comunicare con le autorità mediche esterne per coordinarsi in caso di necessità.
Il personale di primo soccorso dovrebbe essere in grado di comunicare con le autorità mediche esterne e di coordinarsi in caso di necessità.

Le certificazioni antincendio e di primo soccorso sono fondamentali per garantire che il personale dell’evento sia pronto a rispondere efficacemente a situazioni di emergenza. Queste certificazioni contribuiscono a creare un ambiente sicuro per i partecipanti e per tutte le persone coinvolte nell’evento.

Assistenza sanitaria per gli eventi

L’assistenza sanitaria durante gli eventi richiede documenti specifici per garantire la sicurezza e il benessere dei partecipanti. Bisogna assicurare che ci siano misure adeguate per la gestione di eventuali emergenze mediche durante l’evento.
Alcuni dei documenti sono:

1. Piano di Assistenza Sanitaria: descrive come sarà fornita l’assistenza sanitaria durante l’evento. Include dettagli sui servizi medici disponibili, come il personale medico sarà distribuito sul sito dell’evento e le procedure per affrontare situazioni di emergenza,
2. Elenco del Personale Sanitario: certifica e censisce il personale medico coinvolto nell’evento, inclusi medici, infermieri, soccorritori e altro personale di assistenza sanitaria. Ogni membro del personale dovrebbe avere certificazioni appropriate,
3. Copia delle Licenze e delle Certificazioni: questi documenti servono durante l’evento in caso di accertamenti. Includono le licenze mediche, le certificazioni di primo soccorso avanzato, le abilitazioni all’uso di dispositivi medici, ecc.,
4. Piano di Evacuazione Medica: dettaglia come verranno gestite le evacuazioni mediche in caso di emergenza. Include le procedure per il trasporto dei pazienti e il contatto con servizi di emergenza esterni,
5. Piano di Trasporto Medico: descrivere come sarà gestito il trasporto dei pazienti in ospedale, se necessario. Include i dettagli sui veicoli di emergenza, le rotte e i tempi di trasporto,
6. Materiale e Attrezzature Mediche: elenco dettagliato dell’attrezzatura medica disponibile durante l’evento, come defibrillatori, kit di primo soccorso, dispositivi per la rianimazione cardiopolmonare (CPR), farmaci, ecc.,
7. Procedure di Comunicazione: documento che descrive le procedure di comunicazione tra il personale medico, il personale dell’evento e i servizi di emergenza esterni. Questo assicura che tutti siano allineati in caso di situazioni critiche,
8. Piano di Smaltimento dei Rifiuti Medici: un piano per il corretto smaltimento dei rifiuti medici, come aghi, siringhe o materiali contaminati, in conformità alle normative ambientali,
9. Assicurazione Responsabilità Civile Medica: per organizzare un evento a norma bisogna stipulare un contratto di assicurazione responsabilità civile che copre l’assistenza sanitaria durante l’evento e protegge gli organizzatori da possibili reclami,
10. Dichiarazione di Conformità alle Normative: si tratta di una dichiarazione formale che attesti che l’assistenza sanitaria fornita durante l’evento rispetterà tutte le normative e le regolamentazioni vigenti.

I documenti possono variare in base alla natura dell’evento e alle leggi locali. Le autorità sanitarie locali sapranno sempre indirizzarti nella creazione e ottenimento dei documenti necessari.

Reporting and Learning System: RLS

Un sistema di Reporting and Learning System (RLS) per eventi è l’insieme delle attività organizzate per il ritorno d’esperienza degli eventi avversi e dei near miss. Fornisce metodi e strumenti operativi per la segnalazione, l’analisi e la valutazione del rischio da parte degli operatori e dell’organizzazione sanitaria.
Consente a chiunque lavori nell’organizzazione dell’evento di segnalare incidenti, situazioni pericolose o preoccupazioni relative alla sicurezza o alla salute durante l’evento.

Il personale coinvolto nell’evento saprà come archiviare le informazioni sugli incidenti o sulle situazioni problematiche, inclusi luogo, data, ora, persone coinvolte, gravità e circostanze.
Potrà condurre indagini per determinare le cause degli incidenti o delle situazioni problematiche, al fine di prevenirli in futuro.
Sapranno implementare misure correttive per affrontare i problemi riscontrati e migliorare la sicurezza e la gestione degli eventi e tenere traccia dell’efficacia delle misure correttive e apportare miglioramenti al processo di organizzazione degli eventi in base all’apprendimento acquisito.

Per quanto riguarda i requisiti e chi lo rilascia, questi possono variare notevolmente in base all’organizzazione, al tipo di evento e alle leggi locali. In generale, l’adozione di un sistema di Reporting and Learning System (RLS) è una buona pratica per migliorare la sicurezza e la gestione degli eventi, ma non esiste una normativa specifica che obblighi le organizzazioni a implementare un RLS.

Gli organizzatori di eventi possono sviluppare e gestire internamente il loro RLS o possono utilizzare software e strumenti dedicati per la gestione delle segnalazioni e l’analisi delle informazioni. Spesso, un team di sicurezza o un responsabile della sicurezza dell’evento è incaricato di supervisionare il RLS e di garantire che venga utilizzato in modo efficace per migliorare la sicurezza degli eventi.

Il Reporting and Learning System (RLS) è un documento che raccoglie le informazioni e le lezioni apprese dall’organizzazione di un evento. È importante per la pianificazione di eventi futuri, in quanto consente di identificare i punti di forza e di debolezza dell’evento precedente e di adottare misure per migliorare la sua qualità.

Cosa dovrebbe contenere l’RSL

Il documento RLS dovrebbe includere le seguenti informazioni:
● Un riassunto dell’evento, inclusi i suoi obiettivi, i partecipanti, il budget e le attività svolte,
● Un’analisi dei risultati dell’evento, inclusi i dati di partecipazione, i feedback dei partecipanti e i risultati raggiunti,
● Un’analisi dei rischi e delle criticità dell’evento, con le eventuali azioni correttive intraprese,
● Le lezioni apprese dall’evento, con le proposte di miglioramento per eventi futuri.

Chi deve redigere l’RSL?

Il documento RLS dovrebbe essere redatto dal responsabile dell’organizzazione dell’evento, in collaborazione con i partecipanti e i membri del team organizzativo.

In particolare, per quanto riguarda la sicurezza, il documento RLS dovrebbe includere informazioni sui seguenti aspetti:
● I rischi di sicurezza identificati e le misure preventive adottate,
● Gli incidenti di sicurezza verificatisi e le cause,
● Le proposte di miglioramento per la sicurezza degli eventi futuri.

Il documento RLS è un documento dinamico, che dovrebbe essere aggiornato periodicamente, in base alle nuove informazioni e alle lezioni apprese.

Documento di Nomina del Preposto alla Sicurezza

Il Documento di Nomina del Preposto alla Sicurezza è un atto ufficiale che designa una persona come “preposto” all’interno di un’organizzazione. Questo documento è tipicamente redatto per formalizzare la responsabilità di una persona nella supervisione e nel monitoraggio delle questioni legate alla salute e alla sicurezza sul lavoro.

Il preposto alla sicurezza è la figura incaricata dal datore di lavoro di sovrintendere alle attività di prevenzione degli incidenti e di tutela della sicurezza e della salute dei lavoratori all’interno dell’evento. Ha responsabilità direttiva.
Il documento di nomina deve contenere informazioni anagrafiche del preposto e quelle sulla sua posizione all’interno del team di organizzazione dell’evento.

Il preposto deve lavorare di concerto con chi organizza l’evento, l’RSPP e il RLS per garantire che le misure di sicurezza vengano rispettate.
Inoltre, deve vigilare sul rispetto delle norme di sicurezza da parte dei lavoratori e contribuire all’identificazione e all’eliminazione dei rischi.
Il preposto deve essere informato e formato sulle normative e sulle pratiche di sicurezza sul lavoro e deve essere in grado di comunicare efficacemente le direttive e le precauzioni di sicurezza ai lavoratori sotto la sua responsabilità.

Il documento di nomina del preposto deve essere conservato e aggiornato in base alle esigenze dell’organizzazione dell’evento e può essere richiesto durante le ispezioni da parte delle autorità competenti in materia di sicurezza sul lavoro.

Cosa deve contenere il Documento di Nomina del Preposto alla Sicurezza

Il Documento di Nomina del Preposto alla Sicurezza deve essere redatto dall’organizzatore dell’evento e deve contenere queste informazioni:
● I dati anagrafici del preposto;
● La sua qualifica;
● Le mansioni svolte;
● I compiti e le responsabilità in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
● La data di inizio e la data di fine dell’incarico.

Il Documento di Nomina del Preposto alla Sicurezza deve essere affisso in luogo accessibile a tutti i lavoratori.
In caso di violazione degli obblighi di sicurezza, il preposto può essere sanzionato dall’autorità giudiziaria.

Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze

Il D.U.V.R.I., Documento Unico di Valutazione dei Rischi da Interferenze, è un documento previsto dalla normativa italiana in materia di salute e sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.), che ha l’obiettivo di identificare e valutare i rischi derivanti da interferenze tra le diverse attività che si svolgono contemporaneamente in uno stesso luogo di lavoro.

Si concentra sugli aspetti di sicurezza che emergono quando più aziende, fornitori o lavoratori autonomi operano nello stesso evento. Il documento serve a coordinare le azioni necessarie e a prevenire situazioni di conflitto o rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori coinvolti.

L’azienda o l’organizzazione che organizza l’evento è responsabile di predisporre il D.U.V.R.I. e di assicurarsi che vengano adottate misure per prevenire rischi e interferenze tra le diverse attività in corso.

Questo documento deve contenere:

• la descrizione delle attività,
• la valutazione dei rischi specifici,
• le misure di prevenzione e protezione adottate,
• l’individuazione dei responsabili delle diverse attività,
• le modalità di comunicazione tra le parti coinvolte.

Facilita il coordinamento tra le diverse aziende presenti nello stesso luogo di lavoro, consentendo una migliore gestione dei rischi e la condivisione delle informazioni importanti. Garantisce un ambiente di lavoro sicuro e l’adozione misure preventive per ridurre al minimo i rischi per la salute e la sicurezza dei lavoratori. Un elemento importante è l’inclusione dei lavoratori autonomi, che contribuiscono alla realizzazione dell’evento e vanno inclusi nel D.U.V.R.I..

Progetto elettrico

Un progetto elettrico è un documento tecnico che dettaglia in modo preciso e completo l’installazione elettrica di un evento. Include tutte le informazioni necessarie per la progettazione, l’installazione e la sicurezza dei componenti elettrici, come cablaggi, prese, interruttori, illuminazione e altro ancora. Il progetto elettrico è fondamentale per garantire che l’impianto elettrico sia realizzato in conformità con le normative di sicurezza e con le esigenze specifiche dell’evento.

Cosa deve contenere il Progetto elettrico

Questo documento include:

• Schema elettrico: rappresentazione dell’intero impianto elettrico, mostra i collegamenti tra i componenti elettrici e i dispositivi presenti nell’evento,
• Distribuzione dell’alimentazione: ubicazione delle sorgenti di alimentazione e disposizione dei circuiti elettrici, che devono essere definiti nel progetto. Include la suddivisione dei carichi elettrici per evitare sovraccarichi,
• Cablaggio: specifica che il tipo di cavi da utilizzare, le loro caratteristiche e la posizione delle canalizzazioni per il cablaggio,
• Dispositivi di protezione: includono dispositivi come interruttori automatici, fusibili e dispositivi differenziali. Il progetto indica dove verranno collocati e le loro specifiche,
• Punti di prese elettriche: ubicazione delle prese elettriche per le apparecchiature elettriche, l’illuminazione e altri dispositivi, che deve essere definita nel progetto,
• Illuminazione: l’ubicazione delle fonti di illuminazione, il tipo di lampade da utilizzare e come saranno collegate,
• Sicurezza: il progetto deve tener conto delle normative di sicurezza e delle misure di protezione contro incendi, cortocircuiti e altre emergenze,
• Calcolo dei carichi: calcolo dei carichi elettrici per garantire che il sistema elettrico possa gestire tutte le apparecchiature connesse senza sovraccarichi,
• Dichiarazione di conformità: Alla fine del progetto, dovrebbe essere inclusa una dichiarazione di conformità, firmata da un professionista qualificato, che attesta che il progetto rispetta le normative di sicurezza e i requisiti tecnici.

Certificati associati al progetto elettrico

I certificati associati al progetto elettrico di un evento, sono:

1. Certificato di Conformità Elettrica: attesta che l’installazione elettrica è stata realizzata in conformità con il progetto elettrico e con le normative di sicurezza.
2. Attestato di Collaudo: è il documento che attesta che l’installazione elettrica è stata sottoposta a test e verifiche che ne confermano l’efficacia e la sicurezza.
3. Dichiarazione di Agibilità: In alcuni casi, potrebbe essere richiesta una dichiarazione di agibilità che conferma che l’impianto elettrico è stato realizzato secondo le normative e può essere utilizzato in modo sicuro.

Per realizzare un progetto elettrico bisogna affidarsi a professionisti qualificati, come ingegneri elettrici o tecnici specializzati, per sviluppare un progetto completo e ottenere i certificati necessari per l’installazione elettrica dell’evento. La sicurezza e la conformità alle normative sono elementi fondamentali quando si tratta di impianti elettrici.

Valutazione dell’idoneità per l’agibilità temporanea della location

La valutazione dell’idoneità per l’agibilità temporanea della location va svolta da personale tecnico competente, iscritto all’albo professionale: ingegneri, geometri, tecnici.
Serve a certificare che la struttura scelta come location dell’evento risponda ai requisiti di legge.

Di quali documenti si ha bisogno affinché la location sia a norma?

1. Certificati di conformità strutturale: Questi certificati attestano che le strutture coinvolte nell’evento sono state progettate e costruite in conformità alle normative e agli standard di sicurezza pertinenti. Sono rilasciati da ingegneri o enti competenti dopo una valutazione dettagliata.
2. Relazioni di collaudo: Le relazioni di collaudo documentano i test e le verifiche pratiche eseguite sulle strutture per assicurarsi che siano sicure e funzionali. Questi documenti possono includere risultati di test di carico, prove di resistenza, verifiche strutturali e altro ancora.
3. Autorizzazioni governative: A seconda delle leggi locali e delle normative, potrebbero essere necessarie autorizzazioni o permessi governativi per l’organizzazione dell’evento e per l’uso delle strutture. Questi documenti attestano che l’evento e le strutture sono conformi alle leggi e alle regolamentazioni.
4. Piani di sicurezza: I piani di sicurezza dettagliati per l’evento dovrebbero includere informazioni sulle misure di sicurezza adottate per le strutture e per i partecipanti. Questi piani vengono richiesti dalle autorità competenti.

Stipula della polizza assicurativa di Responsabilità Civile (RC)

La stipula di una polizza assicurativa Responsabilità Civile (RC) per gli eventi serve a garantire la copertura finanziaria in caso di danni materiali o lesioni a terzi durante lo svolgimento di un evento. Questa polizza protegge l’organizzatore dell’evento da potenziali reclami o responsabilità che potrebbero sorgere a seguito di incidenti o danni causati a terzi durante l’evento.

L’assicurazione RC per gli eventi copre una serie di situazioni, tra cui:

• lesioni personali,
• danni materiali,
• danni a proprietà terze
• altre responsabilità legali derivanti dall’evento.

Può essere personalizzata in base alle esigenze specifiche dell’evento e può essere richiesta in diverse tipologie di manifestazioni, come concerti, festival, fiere, eventi sportivi, matrimoni e molto altro.

Per ottenere una polizza assicurativa RC per gli eventi, bisogna identificare le esigenze dell’evento, determinare le dimensioni dell’evento, il numero previsto di partecipanti, il tipo di attività svolte e altre informazioni rilevanti che influiscono sulla copertura assicurativa necessaria.

A questo punto si può contattare una compagnia assicurativa, che richiederà una serie di documenti per poter stabilire l’ammontare del premio assicurativo. La copertura è di solito personalizzabile in base alle tue esigenze.
È importante scegliere l’assicurazione adeguata al tuo evento, perché è lo strumento che ti tutela in caso di incidenti o danni. Non puoi farne a meno.

SCIA per eventi

La SCIA per gli eventi serve a informare le autorità competenti che si sta organizzando un evento e che verranno rispettate le normative di sicurezza, di pubblica incolumità e di regolamentazione delle attività temporanee. Contiene informazioni dettagliate sull’evento, tra cui la data, l’ubicazione, il tipo di evento, il numero previsto di partecipanti, le misure di sicurezza adottate, i piani di emergenza, la gestione del traffico e altre informazioni rilevanti.

Deve essere presentata allo Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) del comune in cui si terrà l’evento, prima dell’inizio dell’evento, rispettando i tempi previsti dalla legge. In genere, la SCIA può essere presentata online o presso gli uffici competenti. Dopo la presentazione, le autorità competenti possono valutare la SCIA per assicurarsi che l’evento rispetti le norme e i regolamenti applicabili. In caso di conformità, l’evento può essere autorizzato ad avviarsi.

È responsabilità dell’organizzatore dell’evento presentare la SCIA correttamente e fornire tutte le informazioni richieste in modo accurato.
Può essere necessaria per una vasta gamma di eventi, dai concerti alle fiere, dalle manifestazioni sportive alle esposizioni temporanee. La necessità di una SCIA dipenderà dalla dimensione dell’evento e dalla normativa locale.

Licenza temporanea di vendita

Una licenza temporanea di vendita per eventi è un’autorizzazione rilasciata dalle autorità competenti che consente a individui o organizzazioni di vendere beni o servizi durante un evento specifico, come fiere, mercati, festival, mostre e altre manifestazioni temporanee. Questa licenza è generalmente limitata nel tempo e nello spazio, consentendo la vendita solo durante l’evento e all’interno dei confini stabiliti.

Quali sono i documenti necessari per ottenere la licenza temporanea di vendita?

I documenti richiesti per ottenere una licenza temporanea di vendita di solito sono:

• Descrizione dettagliata dell’evento,
• Tipo di vendita: tipo di beni o servizi che intendi vendere durante l’evento,
• Piano di Stand: piano che mostra l’ubicazione esatta degli stand o dello spazio di vendita all’interno dell’evento, include informazioni come: dimensioni, disposizione, accessibilità,
• Contratto di affitto o autorizzazione: se stai affittando uno spazio o hai l’autorizzazione per vendere all’interno di un’area, dovrai presentare un contratto di affitto o un’autorizzazione dall’organizzatore dell’evento o dalle autorità competenti,
• Certificato di registrazione aziendale: certificato di registrazione aziendale o di un documento simile che dimostri la legittimità della tua attività commerciale,
• Assicurazione per la responsabilità civile: contratto di assicurazione responsabilità civile che copre l’evento e protegge gli organizzatori e i partecipanti da eventuali reclami o danni,
• Copia dei documenti di identità dei responsabili della vendita o dei rappresentanti dell’organizzazione dell’evento,
• Piano dei prezzi e dei pagamenti: un piano dei prezzi dei prodotti o dei servizi che saranno venduti, nonché le modalità di pagamento accettate,
• Dichiarazione di conformità: una dichiarazione formale che attesti che la tua attività di vendita sarà in conformità con le leggi, le regolamentazioni e le normative vigenti.

Richiesta di autorizzazione per evento alla Polizia Amministrativa

L’autorizzazione per un evento da parte delle autorità di polizia amministrativa va chiesta a prescindere da dove si svolgerà l’evento: all’aperto, al chiuso, su suolo pubblico o privato. Di solito, se ne occupa la polizia amministrativa provinciale.
Per ottenere i permessi bisogna presentare:

• una descrizione dettagliata dell’evento,
• una stima del numero di partecipanti,
• i piani di sicurezza e emergenza,
• i piani di traffico e parcheggio,
• l’assicurazione responsabilità civile,
• altra documentazione.

Le autorità di polizia amministrativa valuteranno la tua richiesta e la documentazione fornita. Se tutto è conforme alle normative e ai requisiti, l’autorizzazione per l’evento verrà concessa senza problemi.

A seconda del tipo di evento che si sta organizzando, ma anche delle regole Comunali, potrebbe venir richiesto agli organizzatori dell’evento di partecipare a riunioni preventive con le autorità di polizia amministrativa per discutere dei dettagli e delle misure di sicurezza.
Nel caso in cui dovessero esserci dei cambiamenti sostanziali nella pianificazione dell’evento, dovrai comunicarle tempestivamente.
La collaborazione con le autorità è essenziale per garantire il successo dell’evento e la sicurezza di tutti i partecipanti.

Accertamento dei requisiti e dei presupposti previsti dalle normative

L’accertamento dei requisiti e dei presupposti previsti dalle normative è un processo essenziale per garantire che l’evento rispetti le leggi e le regolamentazioni applicabili. Bisogna eseguire una valutazione accurata per assicurarsi che tutti i criteri richiesti siano soddisfatti prima che la manifestazione abbia luogo.

Per essere sicuro di avere i requisiti e rispondere ai presupposti delle normative devi conoscere le leggi, i regolamenti e le normative applicabili al tuo evento. Questo potrebbe includere leggi locali, regionali, nazionali o settoriali.
Devi identificare chiaramente i requisiti e i presupposti specifici richiesti, che potrebbero riguardare: la sicurezza, l’ambiente, la salute, la qualità, il rispetto delle regole di zonizzazione, la documentazione necessaria e altri aspetti. A questo punto devi raccogliere tutti i dati e le informazioni pertinenti necessari per dimostrare il rispetto dei requisiti e dei presupposti. È importante che soddisfino i requisiti e i presupposti specificati dalle normative

Se non soddisfi alcuni requisiti, pianifica e implementa le misure necessarie per adempiere a tali requisiti. Questo potrebbe richiedere aggiustamenti al piano o all’attuazione.
L’accertamento dei requisiti e dei presupposti previsti dalle normative non va sottovalutato, perché può succedere che si renda necessaria una verifica esterna da parte di organi di controllo, enti di certificazione o ispezioni ufficiali. Se dovesse accadere, devi fornire tutta la documentazione necessaria.

Autorizzazione temporanea in deroga per impatto acustico

L’autorizzazione temporanea in deroga per impatto acustico è un permesso che consente di superare temporaneamente i limiti di rumore stabiliti dalle normative locali durante un evento o un’attività specifica che potrebbe generare rumori superiori ai livelli consentiti. Questo tipo di autorizzazione è solitamente rilasciato dall’ufficio comunale competente e permette di gestire situazioni eccezionali in cui l’attività o l’evento non può rispettare i limiti acustici standard.

Documenti necessari per ottenere l’autorizzazione temporanea in deroga per impatto acustico

I documenti richiesti per ottenere un’autorizzazione temporanea in deroga per impatto acustico possono variare a seconda delle leggi e dei regolamenti locali. In linea di massima, però, si tratta di:

1. Modulo di Richiesta
2. Descrizione Dettagliata dell’Evento o dell’Attività
3. Piano di Mitigazione del Rumore
4. Piano di Gestione dell’Evento
5. Analisi di Impatto Acustico
6. Elenco delle Misure di Controllo
7. Mappa dell’Evento o dell’Attività
8. Approvazioni e Consensi
9. Assicurazione Responsabilità Civile
10. Dichiarazione di Conformità alle Normative

Licenza temporanea di pubblico spettacolo

La licenza temporanea di pubblico spettacolo è un’autorizzazione rilasciata dalle autorità competenti che consente di organizzare e gestire uno spettacolo o un evento aperto al pubblico, come concerti, rappresentazioni teatrali, proiezioni cinematografiche all’aperto, festival, fiere, e altre manifestazioni temporanee che coinvolgono un pubblico.

Questa licenza è finalizzata a garantire la sicurezza e il benessere del pubblico partecipante, nonché a regolare aspetti come l’uso degli spazi, la gestione delle emergenze, l’igiene e altre questioni correlate. I documenti richiesti per ottenere una licenza temporanea di pubblico spettacolo possono variare a seconda delle leggi locali e delle normative specifiche dell’area in cui si terrà l’evento.

Documenti necessari per ottenere la licenza temporanea di pubblico spettacolo

I documenti che potrebbero essere richiesti per ottenere la licenza sono:

1. Descrizione dettagliata dell’evento
2. Piano di sicurezza
3. Piano d’emergenza
4. Piano di evacuazione
5. Piano di gestione del traffico e del parcheggio
6. Certificati di agibilità
7. Assicurazione di responsabilità civile
8. Elenco del personale e dei fornitori
9. Dichiarazione di conformità

L’autorità competente a cui chiedere una licenza temporanea di pubblico spettacolo varia a seconda delle leggi locali del luogo in cui si tiene l’evento. In genere, l’autorità competente è: il Comune, l’Ufficio di Polizia, l’Agenzia per la Sicurezza Pubblica, l’Assessorato alla Cultura.
È fondamentale cercare le informazioni specifiche per la tua area e il tipo di evento che stai organizzando. Di solito puoi trovarle sul sito web del comune.

Autorizzazione temporanea per l’esposizione pubblicitaria

L’autorizzazione temporanea per l’esposizione pubblicitaria è un permesso rilasciato dall’ufficio competente del comune, in cui si terrà l’evento. Questa autorizzazione regola l’aspetto estetico dell’ambiente urbano e a garantisce che la pubblicità non crei ostacoli alla circolazione, alla sicurezza o all’immagine dell’area.
I documenti necessari per ottenere un’autorizzazione temporanea di esposizione pubblicitaria sono:

1. Piano di posizionamento e disegno tecnico
2. Fotografia dell’area
3. Dettagli dell’annuncio
4. Durata dell’Esposizione
5. Approvazioni dei proprietari: se l’esposizione della pubblicità avverrà su proprietà privata, è necessario ottenere l’approvazione del proprietario.

Permessi SIAE

I permessi SIAE sono documenti che vanno richiesti quando si organizza un evento che prevede l’utilizzo di opere musicali protette da diritto d’autore.
I permessi SIAE sono necessari quando l’evento prevede la riproduzione di opere musicali protette da diritto d’autore. Ciò include la musica eseguita dal vivo, la riproduzione di musica registrata e altre forme di utilizzo musicale.
La SIAE offre diversi tipi di permessi, a seconda del tipo di utilizzo musicale previsto dall’evento:

1. Permesso per l’utilizzo di musica registrata,
2. Permesso per l’esecuzione dal vivo,
3. Permesso per l’utilizzo di musica di sottofondo.

Per ottenere i permessi SIAE, è necessario andare sul sito della SIAE o recarsi nel suo ufficio locale e fornire informazioni dettagliate sull’evento, inclusi luogo, data, tipo di utilizzo musicale previsto e altre informazioni pertinenti. La SIAE calcolerà quindi i diritti d’autore dovuti in base alle opere utilizzate e fornirà i permessi appropriati.

I costi dei permessi variano in base a diversi fattori, come: il tipo di utilizzo musicale, la dimensione dell’evento, il numero di opere utilizzate e altri fattori.
Le tariffe che vengono applicate sono prestabilite.
È fondamentale ottenere i permessi SIAE corretti quando si organizza un evento che coinvolge musica protetta da diritto d’autore. La mancata conformità porta a sanzioni.

Permesso per il volo di droni

Il permesso per il volo dei droni, noto anche come autorizzazione o licenza per il pilotaggio di droni, è un requisito legale che può essere richiesto per far volare un drone in determinate aree o circostanze. I requisiti per ottenere il permesso per il volo dei droni possono dipendere dalla dimensione del drone, dall’uso previsto e dalle normative locali. Le restrizioni sulle aree in cui è consentito far volare i droni sono di solito legate alla sicurezza dell’area e alla privacy delle persone.

In Italia, i droni sono soggetti a regolamentazioni dell’Agenzia Nazionale per la Sicurezza del Volo (ANSV) e dell’Ente Nazionale per l’Aviazione Civile (ENAC). Le normative sono state aggiornate nel corso degli anni per garantire la sicurezza dell’aria e la protezione della privacy.

Secondo le norme vigenti i droni sono divisi in diverse categorie in base al peso e all’uso previsto.

Le categorie di utilizzo dei droni includono:

• Aeromodelli per uso ricreativo,
• Operazioni Specializzate, a esempio: fotografia aerea professionale,
• Operazioni critiche, come il volo in aree densamente popolate o vicino agli aeroporti.

Criteri necessari per il volo di droni

Per volare con un drone, è necessario rispondere a questi criteri:

1. Iscrizione al Registro Nazionale Aeromodelli (RNA) per droni con peso superiore a 250 g.
2. Rispettare le restrizioni di volo nelle zone proibite o limitate, come vicino a aeroporti o strutture critiche.
3. Mantenere il drone in vista durante il volo.
4. Rispettare le norme sulla privacy e ottenere l’autorizzazione per la raccolta di immagini o video di persone.

Permesso per riprese e foto

Per realizzare foto e video durante un evento hai bisogno di ottenere dei permessi.
Verifica se ci sono regolamentazioni locali che riguardano le riprese fotografiche o video in spazi pubblici o privati. Alcuni luoghi potrebbero avere restrizioni o richiedere un permesso speciale per queste attività.

Evita di riprendere o fotografare persone senza il loro consenso esplicito, specialmente se le immagini saranno utilizzate in modo pubblico. Ricorda che non è possibile fotografare minori, a meno che non si ottenga una concessione firmata dai genitori.
Quando pianifichi l’evento devi raccogliere tutte le informazioni necessarie a sapere se puoi realizzare foto e video senza vincoli. Molte location di interesse storico o di proprietà demaniale hanno dei vincoli o una modulistica a sé stante per la richiesta della possibilità di realizzare materiale audiovisivo al loro interno.

Se l’evento si svolge in una location specifica, come: un ristorante, una sala conferenze, saranno i gestori o i proprietari della location a dare l’autorizzazione.
Ovviamente, se l’evento è aziendale e si svolge nella sede della tua azienda, i permessi legati alla location non servono.
Quando, invece, si svolge in spazi pubblici è richiesto un permesso o un’autorizzazione da parte delle autorità locali, a esempio, se stai organizzando un evento all’aperto in un parco o in una piazza pubblica.

Se le tue riprese includono persone riconoscibili, è sempre bene ottenere il loro consenso prima di utilizzare le immagini o i video in modo pubblico, specialmente se saranno condivisi su piattaforme social o utilizzati per scopi commerciali.
A seconda della natura dell’evento e delle attività di ripresa, potrebbero essere necessari ulteriori permessi o autorizzazioni da parte di enti come la SIAE per la musica o altre autorità pertinenti.

Piano operativo di sicurezza (POS o POSI)

Il Piano Operativo di Sicurezza, abbreviato come POS o POSI (Piano Operativo di Sicurezza e Igiene), è un documento richiesto per garantire la sicurezza e la gestione degli aspetti operativi legati agli eventi. Nel contesto degli eventi, il POS è un documento che definisce le misure di sicurezza, organizzative e logistiche da adottare per prevenire rischi per la salute e la sicurezza dei partecipanti, del personale e del pubblico in generale.

Cosa deve contenere un POS ben strutturato?

• Descrizione dell’evento: Il POS deve fornire una dettagliata descrizione dell’evento, comprese le date, gli orari, la location e la tipologia di evento.
• Valutazione dei rischi: Viene eseguita una valutazione dei rischi specifici associati all’evento.
• Misure di sicurezza: Il POS deve definire le misure specifiche di sicurezza e prevenzione da adottare per ridurre o eliminare i rischi identificati.
• Organizzazione: Il POS dovrebbe indicare chi è responsabile dell’attuazione delle misure di sicurezza, comprese le figure preposte alla gestione dell’emergenza e del pronto intervento.
• Procedure di emergenza: Deve essere dettagliato su come affrontare situazioni di emergenza, come incendi, evacuazioni, assistenza medica e altre situazioni critiche.
• Comunicazione: Il POS può definire i protocolli di comunicazione interna ed esterna, inclusi i punti di contatto per le autorità competenti e per l’assistenza medica.
• Piano di evacuazione: Nel caso in cui sia necessaria un’evacuazione, il POS deve descrivere il piano dettagliato, i percorsi di fuga e i punti di raccolta.

Per la preparazione del POS si dovrebbero coinvolgere professionisti qualificati in materia di sicurezza e prevenzione degli incidenti, come ingegneri specializzati o esperti in gestione delle emergenze.

Il POS va aggiornato in base ai cambiamenti nell’evento, nell’organizzazione o nelle normative.
Il Piano Operativo di Sicurezza serve a garantire un ambiente sicuro durante l’evento, proteggendo la salute e la sicurezza dei partecipanti e di tutti gli attori coinvolti. La sua creazione richiede attenzione e professionalità per affrontare tutte le possibili sfaccettature legate alla sicurezza dell’evento.

Permessi per l’Occupazione del suolo pubblico

L’ottenimento dei permessi per l’occupazione del suolo pubblico è un aspetto fondamentale nell’organizzazione di un evento che si svolge in spazi pubblici, come piazze, strade o altre aree di proprietà comunale. Questi permessi sono necessari per garantire che l’evento rispetti le normative locali e che venga gestito in modo sicuro e ordinato.

Come si ottiene il permesso per l’occupazione del suolo pubblico?

Prima di tutto, bisogna recarsi in Comune e prendere informazioni, in alcuni casi si possono trovare anche sul sito ufficiale, nella sezione dedicata all’ufficio competente. Dopo di che si deve fornire tutta la documentazione richiesta, che di solito riguarda la descrizione dell’evento, la data e tutti i dettagli necessari a individuare l’evento e lo spazio che si chiede di occupare.

Le autorità competenti valuteranno la tua richiesta e la documentazione fornita. Se tutto è conforme alle normative e ai requisiti locali, il permesso di occupazione del suolo pubblico sarà approvato e dovrai pagare la tassa per l’occupazione del suolo pubblico.

Ottenuto il permesso, dovrai assicurati di rispettare tutte le condizioni stabilite. Potrebbero esserci delle limitazioni sul volume della musica, gli orari di inizio e fine dell’evento, la gestione dei rifiuti, la pulizia dell’area dopo l’evento, ecc.
Per essere sicuro di ricevere i permessi in tempo, richiedili con largo anticipo.

Abbiamo spiegato dettagliatamente come fare richiesta per l’occupazione del suolo pubblico a Milano.

Autorizzazione al transito e alla sosta

L’autorizzazione al transito e alla sosta è un permesso rilasciato dall’Ufficio Mobilità e Traffico del comune in cui si terrà l’evento.
Per ottenerlo va compilato l’apposito modello, di solito scaricabile dal sito del Comune, per modifiche temporanee della circolazione e della sosta.
La domanda deve essere presentata con marca da bollo e firma originale del richiedente, almeno 15 giorni prima dell’evento.
A richiedere l’autorizzazione al transito e alla sosta deve essere il responsabile dell’organizzazione dell’evento.

Certificato di idoneità al lavoro per i lavori per eventi

Il Certificato di Idoneità al Lavoro è un documento che attesta la capacità e l’idoneità di una persona a svolgere determinate attività lavorative. Nell’organizzazione di eventi, questo certificato può essere richiesto per garantire che i lavoratori, i fornitori o il personale addetto alla realizzazione dell’evento siano in grado di eseguire le proprie mansioni in modo sicuro e conforme alle normative.

Il certificato deve specificare:

• il nome della persona,
• la mansione o le attività da svolgere,
• la durata della validità del certificato.

Include una dichiarazione sulla salute generale e sulla capacità della persona di svolgere le mansioni in modo sicuro.
In alcuni casi, si possono richiedere esami medici specifici per valutare l’idoneità fisica alla mansione.

Chi deve avere l’idoneità al lavoro?

I lavoratori soggetti all’idoneità sono:

• Fornitori di servizi: Coloro che offrono servizi specifici durante l’evento, come installatori, tecnici audio-visivi, operatori di palco, ecc.,
• Personale addetto alla sicurezza: Gli addetti alla sicurezza dell’evento, come steward o guardie.

Gli organizzatori dell’evento devono richiedere i certificati di idoneità al lavoro per garantire che tutti i lavoratori coinvolti siano in grado di svolgere le attività in modo adeguato e sicuro.
Chi organizza deve avere copie dei certificati di idoneità al lavoro per fini di registrazione e di conformità.

Contratti con Artisti, Location e Fornitori

I contratti con artisti, location e fornitori sono accordi legali che stabiliscono i dettagli e le condizioni di collaborazione tra le parti coinvolte nell’organizzazione di un evento. Questi contratti definiscono in modo chiaro i ruoli, i doveri, i diritti e le responsabilità di ciascuna parte, al fine di garantire che l’evento si svolga senza intoppi e che tutte le parti siano adeguatamente tutelate.

Contratto con gli Artisti

Un contratto con gli artisti è un accordo stipulato tra l’organizzatore dell’evento e gli artisti o performer che parteciperanno all’evento. Questo contratto regola aspetti come le esibizioni, i tempi, i pagamenti, le responsabilità, le richieste tecniche e altri dettagli relativi alla partecipazione degli artisti all’evento.

Contratto con la Location

Un contratto con la location è un accordo tra l’organizzatore dell’evento e il proprietario o l’amministratore della struttura in cui si terrà l’evento. Questo contratto stabilisce le condizioni per l’uso della location, inclusi i dettagli sull’orario, le date, i costi di affitto, le regole di accesso, le responsabilità delle parti per la manutenzione e la pulizia, e altre clausole specifiche.

Contratto con i Fornitori

Un contratto con i fornitori è un accordo stipulato tra l’organizzatore dell’evento e i fornitori di servizi o beni necessari per l’evento. Questi possono includere servizi come catering, noleggio attrezzature, decorazioni, illuminazione, servizi audiovisivi e altri. Il contratto stabilisce le specifiche dei servizi o dei prodotti forniti, i costi, le date di consegna, le condizioni di pagamento e altre clausole pertinenti.

Utilizzo dei Contratti

I contratti con artisti, location e fornitori sono strumenti legali che stabiliscono chiaramente i termini e le aspettative di tutte le parti coinvolte nell’evento. Questi contratti aiutano a prevenire malintesi, conflitti e controversie, garantendo che tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità e obblighi. Inoltre, in caso di problemi o dispute, i contratti possono servire come prova legale delle intenzioni originarie delle parti.
Per la stipula dei contratti è bene rivolgersi a un avvocato competente, per assicurarti che siano adeguatamente redatti e che proteggano gli interessi di tutte le parti coinvolte.

Certificato di agibilità per i lavoratori dello spettacolo

Il Certificato di agibilità per i lavoratori dello spettacolo è il documento con cui l’organizzatore dell’evento segnala all’INPS che un lavoratore svolgerà una prestazione artistica e percepirà un compenso.
Il documento deve essere redatto e consegnato prima dell’evento, non c’è un limite temporale, ma non può essere creato durante o dopo l’evento.
Va conservato in caso di controlli e deve contenere: data, ora del rilascio e marca temporale, che lo rende immodificabile.

Permessi per organizzare un evento: affidati a un’agenzia di organizzazione eventi

Lo sappiamo, la burocrazia è tanta e per districarsi bisogna dedicarle molto tempo. Ci sono uffici da contattare, documenti da produrre.
Organizzare un evento diventa uno stress.
Noi di Staff Millennium sono vent’anni che organizziamo eventi e sappiamo bene come muoverci per disbrigare tutta la burocrazia necessaria per organizzare un evento a norma.
Invece di stressarti, prenota una call gratuita col nostro esperto e fatti aiutare da noi!