L’occupazione di suolo pubblico a Milano tra permessi e concessioni. La guida definitiva alla burocrazia per eventi
Non ci chiamiamo Muzio Scevola, ma siamo pronti a scommettere che almeno una volta nella tua vita ti sei trovato di fronte a dei problemi per organizzare un evento. Chi può saperlo meglio di noi? In tanti anni di attività (quest’anno siamo diventati maggiorenni!) ci siamo trovati di fronte a ogni tipo di evento, e ad altrettanti problemi. Fortunatamente, però, siamo riusciti sempre a risolverli: sono necessarie pazienza, anche tanta, un po’ di pensiero laterale e qualche volta anche un pizzico di fortuna.
Abbiamo pensato quindi di condividere con te dei suggerimenti che possono essere molto utili per chiunque si appresti a dare vita a un evento o comunque abbia intenzione di farlo.
Per fare questo abbiamo chiamato i nostri amici di Business and Roads, nostri partner di fiducia per tutta la parte dell’organizzazione che riguarda la burocrazia per eventi.
SI tratta quindi del primissimo step di un processo in realtà molto più lungo, che si sviluppa poi attraverso la scelta degli allestimenti, del catering, della realizzazione dei materiali video, della grafica e dell’immagine coordinata, della scaletta e della regia e infine della pubblicizzazione dell’evento, tutti campi in cui Staff Millennium è impegnata in prima persona per creare qualcosa di memorabile per te e per i tuoi ospiti.
Ma, come abbiamo detto, concentriamoci per ora soltanto sulla prima parte, quella relativa alla richiesta di suolo pubblico per l’installazione delle strutture necessarie allo svolgimento dell’evento.
La burocrazia prevede infatti la concessione del suolo pubblico solo a seguito della presentazione di richieste specifiche, che devono rispettare determinati requisiti. Questi requisiti variano a seconda della tipologia di evento, dell’attività da svolgere, della durata e del luogo e anche per molti altri fattori.
Come si procede all’occupazione di suolo pubblico?
Partiamo subito con il dire che, sebbene l’organizzazione di un evento sia sempre complessa, il “comparto” relativo agli eventi in esterna lo è ancora di più, a causa degli attori coinvolti.
Se invece ti interessano delle location al chiuso, guarda le nostre proposte per eventi da 100 a 500 ospiti, da 500 a 1000 e per più di 1000 persone.
Tutto comincia con la richiesta di autorizzazione per occupare il suolo pubblico: è la base per qualunque altra azione. Si tratta, in sostanza, di un permesso (e di una tassa a esso collegata) necessario per occupare una certa area di pertinenza pubblica per un certo periodo di tempo.
Prendiamo come riferimento il Comune di Milano, per dare una rappresentazione della realtà nazionale. In realtà il Comune di Milano è uno dei più virtuosi in tal senso: se ti sei interfacciato con altre realtà, saprai già che esistono comuni molto meno organizzati, a causa della minore richiesta.
In ogni caso, il Comune di Milano in occasione dell’Expo ha pensato bene di dotarsi di un ufficio dedicato in maniera specifica a questi eventi, ufficio che tutt’oggi opera efficacemente, di persona e con un portale online, per gestire ed evadere tutte le richieste che provengono dalle aziende.
Questa efficienza corrisponde comunque anche a una regolamentazione abbastanza severa, che pone dei limiti importanti. D’altra parte, in questo modo ci si assicura anche che solo le aziende più organizzate in tal senso possano proseguire!
Chiunque si imbarchi in quest’avventura deve pensare a molte cose.
1. La sicurezza
Negli ultimi anni c’è stato un avvenimento che è diventato uno spartiacque in materia di sicurezza: la tragedia di Piazza San Carlo a Torino, dove durante la partita Juventus – Real Madrid persero la vita due persone.
A seguito della tragedia e delle polemiche scaturite venne emanata la Circolare Gabrielli, che si era posta l’ambizioso obiettivo di disciplinare e rendere sicuri tutti gli eventi pubblici. Ben presto tuttavia ci si rese conto che si trattava di norme troppo severe, che equiparavano le piccole manifestazioni ai grandi eventi. Così, dopo diverse integrazioni e revisioni, si giunse a una nuova versione che ha eliminato alcune di queste difficoltà, come la presenza di due diverse manifestazioni sullo stesso suolo (intese come attività anche relative alla stessa azienda) e la necessità di chiudere completamente il luogo dove si svolge l’evento, cosa che avrebbe dei costi insostenibili per alcuni punti come Piazza Duomo a Milano.
Per gli eventi più piccoli, come quelli che prevedono la presenza di truck o stand in cui le persone si alternano, è possibile anche evitare la comunicazione alla Questura e l’attivazione delle procedure di sicurezza tipiche degli eventi dove invece tutti gli ospiti sostano per tutta la durata dell’evento.
2. La location
Un’altra problematica su cui conviene riflettere prima di mettere mano alla mail per il comune è la scelta della location ideale.
Ogni evento può avere una sua cornice ideale, che dipende non solo dai gusti personali ma anche dalle aspettative previste. Di certo un artigiano non può pensare di poter occupare Piazza Duomo per una giornata! Bisogna essere realistici anche nella richiesta.
Una volta individuato lo spazio e inoltrata la richiesta parte la fase della “trattativa”. Nonostante l’idoneità lo spazio potrebbe essere già occupato, oppure i mezzi utilizzati per l’allestimento non possono circolare in quell’area, o molte altre ragioni possono portare a un primo no. Ma niente panico: in questi casi è il comune stesso a indirizzarti verso l’alternativa migliore.
Infine, anche i costi per l’occupazione di suolo pubblico possono avere un ruolo rilevante.
Vuoi farti un’idea di quanto potrebbe costarti? Prova a calcolarla con lo strumento fornito direttamente dal Comune di Milano.
3. I tempi
Ogni richiesta prevede una tempistica: generalmente per l’occupazione di suolo pubblico a Milano il termine minimo è di 30 giorni. Tuttavia, in base alla zona, possono essere anche 60 o 90: è il caso dei luoghi sottoposti a vincoli architettonici o sotto il controllo della sovrintendenza.
4. Facility
Il permesso c’è, il posto c’è, cosa manca?
Tutto il resto! A questo punto bisogna creare uno spazio funzionale e funzionante, nel quale gli ospiti possano sentirsi a loro agio e fare l’esperienza che è stata progettata.
Qualunque sia l’attività, una cosa sempre necessaria è l’energia elettrica.
L’allaccio alla corrente può essere effettuato solo da elettricisti professionisti, che possono rilasciare una dichiarazione di conformità degli impianti. Sono anche necessari ingegneri che elaborino un progetto, dove sono indicate tutti i punti luce e le fonti di energia. Alcuni comuni, i più fiscali, prevedono l’occupazione di suolo pubblico (e relative tasse) anche per il tratto in cui passa la canalina!
A seguire serviranno impianti audio e video, servizi, e molto altro…
5. Musica
Sono davvero pochissimi gli eventi che non prevedono musica. Anche se si tratta di un semplice sottofondo, è necessario ottenere i permessi e quindi pagare la SIAE. Ovviamente le cose si complicano ancora di più nel caso in cui sia prevista anche musica dal vivo…
La musica (o anche l’utilizzo di microfoni più in generale) prevede inoltre uno studio dell’impatto acustico che avrà l’evento, e la richiesta di una deroga specifica. Un ingegnere deve delimitare l’area e studiare tutti i punti di rimbalzo del suono, per accertarsi di rientrare nei limiti previsti, che possono essere diversi da zona a zona.
6. Somministrazione di alimenti
Molti prevedono la somministrazione di cibo e bevande: è il caso degli show cooking, degli assaggi e di molte altre occasioni.
Esistono permessi specifici per gli alimenti. Anche per il semplice trasporto abbiamo bisogno di una catena del freddo che faccia arrivare il prodotto integro.
Gli alimenti si dividono inoltre in confezionati e non confezionati: per questi ultimi sarà necessaria un’ulteriore autorizzazione. In entrambi i casi sarà necessario compilare la SCIA (segnalazione certificata di inizio attività).
Anche per un semplicissimo caffè è necessario possedere la certificazione HACCP.
7. La vendita
Quando l’evento prevede la vendita di prodotti, la situazione si complica ulteriormente. Sarebbe necessaria infatti una licenza da venditore ambulante, e bisognerebbe comunque avere un punto vendita di appoggio in modo da poterne dislocare la cassa.
Spesso questo inconveniente viene risolto ottenendo il permesso di pubblico spettacolo, a cui è possibile abbinare la vendita al pubblico, indipendentemente dal prodotto.
8. L’atteggiamento giusto
Tutta questa burocrazia per gli eventi può sembrare un tantino esagerata, ma ha lo scopo di tutelare tutti, organizzatori e ospiti. È una cosa da tenere bene a mente quando si procede all’organizzazione, perché i no ricevuti possono essere anche frustranti.
Tuttavia, non c’è nulla di impossibile. La burocrazia non ti impedisce di fare qualcosa, piuttosto pone dei confini all’interno dei quali tu puoi scegliere come muoverti.
Da questo punto di vista l’aiuto del Comune può essere fondamentale: più i funzionari sono bravi a comunicarti regolamenti, i tempi e il contesto generale, più è facile trovare una soluzione.
Tutto sta quindi nel trovare il sentiero giusto che porta a un evento di successo.
