Ogni event manager sa che la richiesta suolo pubblico è uno degli impegni fondamentali da portare a termine il prima possibile ogni volta che c’è da organizzare un evento che si svolge su suolo pubblico.
Non appena ci si sposta infatti da una location, anche la più sofisticata, a un semplice marciapiede, improvvisamente si moltiplicano le quantità di permessi, autorizzazioni e moduli da compilare.
Ecco quindi che organizzare un evento può diventare una vera e propria missione, in cui destreggiarsi tra pratiche burocratiche, funzionari non proprio affabili e scadenze da rispettare.
Quello che vogliamo fare oggi è addentrarci nel mondo delle pratiche burocratiche, tra cui la richiesta di suolo pubblico – ma non solo – necessarie per poter organizzare un evento all’aperto o comunque su un suolo appartenente a un ente comunale, provinciale, regionale e così via.
Richiesta suolo pubblico e altri 5 adempimenti da completare per l’organizzazione di un evento
A volte può essere un’ottima idea promuovere la propria azienda attraverso degli eventi aperti a tutti, in cui è possibile curiosare e scoprire chi è e cosa fa l’organizzatore. Può trattarsi della dimostrazione di un prodotto, di uno show cooking con e senza somministrazione di alimenti, uno spettacolo musicale, teatrale o danzante, o molto altro ancora.
Quel che è certo è che, se si sceglie il posto giusto e il momento giusto, è possibile attrarre un buon numero di curiosi e magari anche, chissà, riuscire a convertire.
Potresti, ad esempio, offrire uno sconto sull’ecommerce o nel negozio fisico a coloro che hanno presenziato all’evento, o fornire una prova gratuita o molto altro ancora.
Ma questo è un funnel, e oggi non siamo qui per parlare di questo. Parliamo invece di tutti quegli step che è necessario seguire per poter organizzare un evento che comprenda una richiesta suolo pubblico.
Se hai letto la nostra checklist per eventi saprai che la location è solo uno dei tanti fattori da prendere in considerazione. Se questa location è però proprietà di un ente pubblico, dovrai richiedere una serie di autorizzazione e presentare a tua volta altri documenti.
1. Verifica la disponibilità
Prima di tutto è necessario accertarsi che lo spazio che vuoi occupare sia libero! Spesso infatti gli enti locali organizzano manifestazioni o altre tipologie di eventi, che ovviamente hanno la priorità su quelli privati.
Se la data selezionata è occupata, puoi pensare di trasferire l’evento in una location privata. Altrimenti, ti toccherà posticiparlo!
2. Dai avvio alla richiesta suolo pubblico
A questo punto potrai dare inizio alla fase autorizzativa. In Italia a occuparsi di queste pratiche è, in genere, il Comune di riferimento. All’interno del Comune è presente un ufficio che si occupa proprio delle autorizzazioni da rilasciare per lo svolgimento di eventi per un certo periodo di tempo. L’autorizzazione prende il nome di Licenza di pubblico spettacolo, viene rilasciata a nome del Sindaco e dura ovviamente soltanto per il periodo di tempo necessario all’organizzazione e svolgimento dell’evento, compresi allestimenti e disallestimenti.
Nell’autorizzazione devono essere indicate le generalità del richiedente, i dati fiscali e il programma della manifestazione.
La richiesta può avere diverse tempistiche: alcuni Comuni la richiedono 40 giorni prima, altri solo due settimane. La cosa più conveniente da fare, dunque, è inoltrarla non appena si ha certezza della data.
3. Analisi del Comune
A questo punto il Comune si prenderà un certo periodo di tempo per esaminare la tua richiesta. Se si tratta di una manifestazione semplice, l’autorizzazione dovrebbe essere abbastanza veloce.
In caso di eventi più complessi, invece, è necessario coinvolgere altri uffici competenti. In alcuni casi, addirittura, si riunisce una conferenza di servizi che deve arrivare a esprimere un parere.
Il parere tiene conto di eventuali difficoltà che l’evento potrebbe generare alla collettività. Generalmente, il problema più grande è rappresentato da eventuali interruzioni di viabilità, che richiede l’emanazione di una ordinanza di modifica di circolazione.
Dopo questa prima fase, in sede di riunione della giunta comunale viene preparata l’autorizzazione (o il rifiuto) definitivo. Il documento deve contenere il parere, la concessione del patrocinio e l’iter delle azioni da svolgere.
4. L’autorizzazione alla richiesta suolo pubblico
Diversa dalla richiesta di autorizzazione per lo svolgimento di eventi è quella che attiene strettamente all’occupazione del suolo pubblico. Questo richiede infatti una modulistica a parte e può prevedere anche un tariffario.
Nel caso in cui l’area selezionata faccia parte di un parco o di un’area di prestigio può anche essere richiesta una cauzione. Il Comune può comunque concedere speciali privilegi ad alcune associazioni, come le Onlus o quelle di volontariato.
Infine, per le sole aree verdi, è anche richiesta l’autorizzazione del Settore Verde Pubblico del Comune.
5. Spettacoli musicali e altre tipologie di evento per la richiesta suolo pubblico
Mentre la manifestazione in sé richiede un’autorizzazione, la tipologia di attività che si svolgerà ne richiede altre.
Per fare un esempio banale, nel caso di spettacoli musicali è necessario pagare la quota alla SIAE (ne parleremo più approfonditamente nelle prossime settimane).
Sempre nel caso di spettacoli musicali, ma anche in tutti i casi in cui venga innalzata la normale soglia di rumore, bisogna richiedere la deroga acustica.
6. Somministrazione di cibi e bevande
Poniamo il caso che l’evento preveda uno showcooking. Nulla te lo vieta, ma attenzione! Gli spettatori non potranno assaggiare nulla delle prelibatezze preparate dallo chef, a meno che tu non sia in possesso della specifica autorizzazione.
7. Scorta della Polizia e materiali pubblicitari
Ci sono alcuni eventi che richiedono la presenza di pubblici ufficiali che monitorino la situazione. Anche per la presenza della Polizia all’evento è necessario compilare un’apposita richiesta.
Infine, ricorda che è possibile richiedere anche la diffusione di materiale pubblicitario riguardante l’evento, ovviamente sugli spazi di affissione comunale.
Richiedi la documentazione completa
Ovviamente, comuni come Milano hanno una procedura diversa rispetto ad altri come Nosate (682 abitanti).
Quindi, nel momento in cui presenti la richiesta suolo pubblico preliminare, richiedi anche un elenco completo della documentazione necessaria da presentare, che spesso i Comuni hanno già pronto per facilitare il lavoro.
In questo modo puoi essere sicuro di aver fatto tutto nel modo giusto e di non aver dimenticato niente.
E allora, solo allora, potrai occuparti di tutto il resto necessario per dare vita all’evento!
