Solo e una sana e consapevole checklist per eventi, salva l’event manager da stress, rabbia e crisi di panico.
Tutti vorremmo un angelo custode o una fata madrina che, nel bel mezzo di un litigio con il catering o con la location, ci prenda per mano e ci aiuti a risolvere tutti i problemi che si sono creati.
Oggi la tua fata madrina si chiama Staff Millennium.
L’event manager è uno dei mestieri più stressanti del mondo, secondo GQ (leggi).
Confermiamo anche noi: sappiamo quanto l’organizzazione di un evento possa essere difficile, e per questo vogliamo aiutarti ad avere un programma chiaro e definito, che sicuramente ti renderà il lavoro più facile.
Cerchiamo di esaminare nel dettaglio la realizzazione di un evento, gli step necessari per la sua organizzazione e tutti gli impegni da portare a termine.
La checklist per eventi di Staff Millennium: come organizzare l’evento perfetto in pochi step
Un evento aziendale è per molti una festa, ma per pochi (coloro che devono preoccuparsi di organizzarlo) è una bella gatta da pelare. Ci sono una quantità di impegni da portare a termine, di persone da contattare, di inviti da mandare, di fornitori da controllare.
E alla fine, quando per gli invitati è tutto finito, arriva il momento del disallestimento, dei biglietti di ringraziamento, del saldo ai fornitori, della diffusione sui social delle foto e dei video report dell’evento.
Insomma, l’organizzatore non potrà mai godersi l’evento. A meno che non abbia un’arma a sua disposizione: una checklist da spuntare man mano che indichi la giusta strada da seguire.
Troppo spesso, infatti, ci si ritrova a litigare sul colore del tovagliato, per poi dimenticarsi di noleggiare un palco per lo speech o di contattare l’artista per l’intrattenimento.
Avere tutti gli impegni nero su bianco aiuta invece a mantenere la giusta distanza e considerare le cose in prospettiva: a volte tendiamo a concentrarci sulle cose che magari sono più importanti per noi, trascurando invece le altre.
La convention aziendale o il meeting?
La checklist per eventi deve essere valida per ogni tipologia di evento: dalla cena di Natale con venti invitati, alla fiera più importante dell’anno dove sono attesi migliaia di visitatori, passando per l’anniversario aziendale con 100 ospiti.
Si tratta semplicemente di declinarne le voci tenendo conto del numero di invitati, del locale e di tutti gli altri fattori coinvolti.
Quindi, come può essere divisa la checklist per eventi?
Fornitori
Un buon modo per creare una checklist per eventi è avere una sezione interamente dedicata ai fornitori. Dedicando uno spazio alla location, uno al catering, uno all’allestimento, uno al service e così via, potrai tracciare tutto ciò che è stato fatto: preventivi, pagamenti, acconti, contratti…
In questo modo avrai uno storico che ti consente di capire cosa è stato fatto e cosa c’è da fare ancora.
Timeline
Un secondo modo per redigere la checklist per eventi è quella di tenere come punto di riferimento il calendario, e spuntare gli impegni in base a quanto tempo prima dalla data X devono essere portati a termine.
Esempio:
- 5 mesi prima: prenotare e firmare il contratto con la location
- 3 mesi prima: bloccare il service, il fotografo e il catering
- 1 mese prima: ottenere i pass per carico e scarico materiali…
Si tratta di una modalità ugualmente valida per portare a termine tutti gli impegni!
Budget
Ancora, si può pensare di stilare la propria checklist per eventi sulla base del budget a disposizione.
Partendo quindi dalla cifra disponibile, bisognerà fare una lista di servizi necessari, servizi che potrebbero essere azzerati perchè già presenti in azienda (un grafico? farlo direttamente in azienda e risparmiare la location? un dipendente ha una band? etc.) e servizi “superflui” o meglio sacrificabili: l’entrata in scena del presidente in mongolfiera, potrebbe essere fatta un’altra volta.
Si tratta di un buon sistema per tenere sotto controllo nello stesso momento gli impegni e il budget: molto utile, specialmente quando i fondi stanziati sono ridotti all’osso e devi cercare di creare un evento dignitoso con un budget, come dire, minimal.
To do list
La modalità sicuramente più utilizzata per stilare una checklist per eventi è quella di creare una semplice lista delle cose da fare. A volte si tratta della scelta più indovinata, specialmente nel caso in cui non si tratti di un evento particolarmente complesso.
L’unico rischio è quello di dimenticare qualcosa per strada, ma niente paura: non è incisa sulla pietra e c’è sempre spazio per aggiungere qualcosa!
Volete un tool straordinario per organizzare le task? Provate con TRELLO (ha un piano gratuito interessante), è una bomba!
Cosa ci si dimentica
Abbiamo visto che ci sono diverse modalità per creare la propria, personalissima checklist per evento. Tuttavia, anche così molto spesso ci si ritrova durante la serata, in smoking e con il microfono in mano, a improvvisare un leggio con una sedia, o a scattare foto con lo smartphone perché ci si è dimenticati di chiamare il fotografo, o ad andare a prendere personalmente un invitato rimasto bloccato perché si è perso, o ancora a implorare il cuoco di preparare qualcosa al momento perché ci sono dei vegani.
Tutto questo per dire che ci sono delle cose che spesso, nonostante tutte le checklist evento del mondo, vengono tralasciate.
Questo accade perché difficilmente una sola persona riesce a tenere sotto controllo tante attività nello stesso momento, e questo è proprio quello che succede all’organizzatore di eventi.
A ciò si aggiunge molto spesso che l’organizzatore è un dipendente che ha comunque il suo lavoro quotidiano da portare avanti. Nella maggior parte dei casi, non va a finire bene: o qualcosa va storto all’evento, o colui che organizza l’evento comincia a trascurare il suo lavoro o, nella migliore delle ipotesi, lo stress è dietro l’angolo.
Quindi, quali sono le cose che quasi sempre si dimenticano?
- I trasporti da e per la location
- Sopralluogo tecnico per verificare spazi e fornitura elettrica
- Confermare la location (anche i giorni che servono per allestire e disallestire)
- Menù per allergie, intolleranze o gusti particolari
- Supporti video per proiezione di contenuti
- Regia che segua passo passo la scaletta
- Follow-up post evento (ringraziamenti, copertura social)
- Ops, quasi dimenticavamo anche noi: definire prima di tutto una strategia e degli obiettivi per l’evento!
Perché affidarsi a dei professionisti
A questo punto ci sembra anche superfluo dire che, se si vuole un evento fatto bene, c’è bisogno di ricorrere a dei professionisti che sanno con cosa hanno a che fare.
Un’agenzia come Staff Millennium, che ha accumulato un’esperienza quasi ventennale nell’organizzazione di eventi, può fornirti un servizio a 360°, che ti lascia solo il compito di fare da invitato alla festa.
Qualche esempio?
- Regia e coordinamento evento
- Direzione artistica ed intrattenimento
- Service audio video e luci
- Allestimenti scenici
- Contenuti grafici dell’evento (slides, grafiche animate etc.)
- Video emozionali
- Servizio foto/video
- Hostess e personale
- Comunicazione degli eventi
Ora che sai quello che possiamo fare per te puoi provare con la nostra checklist o contattarci e lasciar fare tutto a noi!
Risparmierai tempo, stress e mal di pancia e sarai guidato passo dopo passo da persone competenti.
