La promozione di un territorio passa per diverse best practice e gli eventi sono tra queste.
Un evento è un’occasione per attirare turisti nella tua città o paese e fare promozione del territorio. Infatti, questo tipo di iniziative rientra nel marketing turistico. È uno strumento per generare valore in una precisa area grazie alla creazione di nuove esperienze.
Uno dei motivi per cui organizzare un evento è quello di creare nuove opportunità di sviluppo del territorio. Un momento e uno spazio in cui aziende e attività commerciali possono promuovere i loro prodotti e servizi a un pubblico potenzialmente interessato. Di riflesso, viene valorizzato anche il territorio.
Un evento turistico va progettato in modo tale che sia ripetibile nel tempo, così da diventare un appuntamento fisso per le persone, un richiamo, e un modo per affermare il territorio.
Perché organizzare un evento turistico?
Un evento turistico è tale se ha una valenza economica, culturale e sociale e porta effetti sul lungo periodo per il territorio che lo ospita.
Devi pensare a un evento come a un prodotto strategico turistico per il tuo territorio.
Se ragioniamo in termini di marketing turistico, il beneficio più immediato ed evidente è un aumento negli arrivi di visitatori nuovi o abituali. Questo impatta sulla stagionalità della domanda, che tende ad avere un diverso ritmo rispetto al solito, grazie al desiderio che si crea nelle persone di partecipare all’evento. La stagione turistica si allunga, oppure nasce una nuova stagione turistica.
Questo porta alla crescita di domanda di strutture alberghiere in cui alloggiare. Ciò si riflette anche nella necessità di impiegare più persone nel settore ricettivo.
In ultimo, ma di vitale importanza: la città viene promossa, acquista visibilità e attira potenziali nuovi turisti. Se gestito bene e corredato di attività specifiche per portare visitatori a scoprire la città e il territorio circostante, verranno invogliate a partecipare sempre più persone.
Sfruttando il marketing turistico, si può andare ad agire anche in termini di marketing territoriale, riqualificando l’immagine di una località.
Più eventi verranno organizzati, più aumenterà il valore del territorio.
Ti portiamo due esempi.
Il Festival Summer Jamboree di Senigallia, che celebra la cultura anni ‘40 e ‘50 americana. Per una settimana la città viene popolata da migliaia di appassionati che partecipano ai numerosi eventi che popolano la città.
In Val Vigezzo, a luglio, dal 2014, si tiene il Meraviglia Festival, che per due giorni offre musica live, attività wellness e nella natura, oltre che degustazioni ed espositori dell’editoria indipendente.
Gli eventi turistici permettono di portare avanti le tradizioni, valorizzarle e far sì che non si perdano nel tempo.
Lavorare a eventi di valorizzazione della cultura e del territorio rafforza anche il sentimento di appartenenza e coesione tra gli abitanti.
Non solo, vivere in una località piena di fermento turistico, ricco di eventi e attività aumenta la soddisfazione e migliora la qualità della vita.
Non va sottovalutato l’impatto positivo che ha la creazione di un evento turistico volto alla promozione di un territorio, che viene valorizzato e diventa brand.
Quando un evento diventa un appuntamento fisso, una certezza, iniziano ad arrivare sponsor sempre più grandi e ad aumentare le possibilità di migliorare sempre di più l’offerta.
Da dove iniziare a organizzare un evento turistico?
L’organizzazione di un evento di promozione locale non differisce molto da quella di un qualsiasi altro tipo di evento, ma presenta delle peculiarità a cui prestare attenzione per ottenere ottimi risultati.
Per realizzare un evento di promozione del territorio efficace devi conoscere il patrimonio culturale, il profilo storico-sociale, usi e costumi e punti di riferimento. Tutto quello che rende speciale una destinazione deve essere chiaro e studiato in profondità.
Ma non basta. Devi perfezionare il lato turistico delle destinazioni. Quindi, devi segnalare la presenza di adeguate strutture ricettive, sistemi di trasporto e di viabilità, servizi di prima necessità e punti in cui gustare la cucina locale.
Eventi di promozione territoriale e turismo
Molto spesso capita che l’evento diventi più famoso della località in cui si svolge. Evento e destinazione turistica sono legati a doppio filo, portando grandi quantità di turisti.
Questo tipo di occasioni spinge a una promozione che coinvolge l’intero territorio, coinvolgendo enti locali, associazioni, comunità e realtà pubbliche e private.
Per organizzare eventi per il tuo territorio hai bisogno di affidarti a professionisti del settore che sappiano come muoversi e possano contribuire davvero alla realizzazione di un evento che porti benefici al territorio. Nei nostri 20 anni come organizzatori di eventi, in Staff Millennium abbiamo imparato a studiare il territorio e confrontarci con le autorità e gli stakeholder. Questo ci aiuta a progettare e realizzare un evento che valorizzi, esalti e preservi l’anima del territorio.
Perché un evento turistico riesca, progettazione e produzione non puoi delegarle completamente, sono aspetti da curare insieme, in cui noi diventiamo consulenti ed esecutori.
Questo serve a donare all’esperienza complessiva autenticità e tridimensionalità.
Un evento turistico contribuisce alla crescita economica, sociale e turistica del luogo, aiuta a promuovere anche le piccole realtà che popolano la zona. Il tutto nel pieno rispetto della sostenibilità ecologica e sociale del territorio.
Eventi per valorizzare prodotti e servizi del territorio
Quando si parla di valorizzazione del territorio si pensa al contributo di Comuni, Regioni ed enti presenti nella zona. Col loro sostegno, organizzare un evento può diventare un modo per ridare visibilità a una località e sostenerla.
Molte zone d’Italia hanno imparato a sfruttare i loro prodotti, le bellezze paesaggistiche, la storia e la tradizione per attrarre turismo e ridare una spinta all’economia locale.
Una delle caratteristiche più spiccate della cultura italiana è proprio il rapporto con la tradizione culinaria, non esiste un territorio che non abbia la sua.
Puntare su prodotti tipici per l’economia locale è un’ottima strategia per portare turisti. No, non ci riferiamo alle sagre di paese, ma a veri e propri eventi tematici, dove si può gustare anche il prodotto che lo ha ispirato.
Alcuni esempi?
L’Eurochocolate di Perugia, il Vinitaly a Verona, la Fiera Internazionale del Tartufo di Alba, il Cheese, che si tiene a Bra (CN) e molti altri.
Sfruttare i prodotti o i servizi nati per le peculiarità della zona è una strategia di promozione evergreen.
Che tipo di eventi puoi organizzare per promuovere il tuo territorio?
Festival legati alle Tradizioni Locali
I festival delle tradizioni locali sono una celebrazione della cultura, della cucina, dell’artigianato e delle usanze tipiche di un territorio. Questi eventi possono essere organizzati per una specifica festività o stagione, o semplicemente per celebrare l’identità unica della comunità. Attraverso spettacoli folkloristici, sfilate in costume, stand enogastronomici e dimostrazioni artigianali, i visitatori possono immergersi nella cultura del territorio e sentirsi parte integrante di essa.
Festival Artistici e Culturali
Eventi artistici e culturali, come festival di musica, teatro, danza, mostre d’arte e proiezioni cinematografiche, possono attirare una vasta gamma di partecipanti e spettatori. Questi eventi possono essere ospitati in spazi pubblici, teatri, musei e gallerie d’arte, offrendo l’opportunità di valorizzare artisti e talenti locali, oltre a creare una vivace atmosfera culturale nel territorio.
Noi di Staff Millennium abbiamo partecipato per anni all’organizzazione del Novara Jazz, il festival di musica jazz più importante del nostro territorio.
Eventi Sportivi
Gli eventi sportivi, come tornei, maratone e competizioni, possono attrarre un vasto pubblico e promuovere uno stile di vita attivo e salutare. Ospitare competizioni sportive può portare l’attenzione dei media e dei turisti sulla bellezza naturale del territorio, sottolineando l’importanza della conservazione ambientale.
Gli eventi per la promozione del territorio sono un veicolo potente per far conoscere le bellezze locali, preservare la cultura, coinvolgere la comunità e attrarre visitatori. Con l’adeguata pianificazione e promozione, queste occasioni possono trasformarsi in esperienze indimenticabili per tutti i partecipanti, contribuendo allo sviluppo sostenibile del territorio e alla valorizzazione delle sue risorse.
Cosa serve per organizzare un evento turistico
Per organizzare un evento turistico c’è bisogno di alcuni elementi fondamentali, che permetteranno la buona riuscita del tuo evento e il raggiungimento degli obiettivi per cui lo stai organizzando.
Definizione del tema e degli obiettivi
Perché vuoi organizzare un evento turistico? Qual è il tema centrale?
Questi sono due punti fondamentali. Prima di ogni altra cosa bisogna decidere quale sarà la tematica intorno alla quale girerà tutto l’evento. Questo permetterà di stabilire anche degli obiettivi realistici da raggiungere.
Vuoi promuovere un prodotto? Vuoi far conoscere una tradizione locale? Vuoi che le persone si fermino a soggiornare per più giorni?
Tutto questo deve essere chiaro, per impostare una corretta comunicazione dell’evento.
Definire il budget
Definire il budget è determinante per capire cosa puoi permetterti di organizzare e come. È vero che negli eventi turistici, a differenza degli eventi aziendali, si ricorre a sponsor, vendita di pubblicità e in alcuni casi a finanziamenti pubblici.
In ogni caso, devi conoscere bene il budget a tua disposizione, per poter destinare a ogni esigenza organizzativa il giusto budget.
Scelta della location e degli allestimenti
Un evento ha sempre bisogno di una location. Che sia una struttura al chiuso, una piazza, uno spazio all’esterno con strutture per riparare le persone in caso di maltempo, devi scegliere dove organizzare il tuo evento di promozione territoriale e iniziare a muoverti per ottenere tutti i permessi in tempo. La burocrazia è molto complessa e bisogna muoversi in anticipo, lo sappiamo bene noi di Staff Millennium che ce ne occupiamo sempre al posto dei nostri clienti.
Gli allestimenti sono l’altro pezzo importante per creare la giusta atmosfera e rendere accogliente e funzionale la location. Bisogna scegliere palchi adeguati e disporre impianti audio e luce che illuminino e creino la giusta atmosfera.
La scelta degli allestimenti scenici più adatti aiuta a creare la giusta atmosfera e rendere accogliente e funzionale la location.
È importante fare le scelte giuste, usare pannellature, creare grafiche in linea con l’evento, scenografie, luminarie e installazioni.
Anche la scelta delle giuste illuminazioni fa la differenza.
Pensa agli eventi in stile medievale e a quanto sia importante riprodurre le ambientazioni del tempo e scegliere fiaccole e lanterne al posto della comune illuminazione elettrica.
Ricerca di artisti/atleti e creazione di una scaletta
Per assicurarti la buona riuscita dell’evento dovresti affidarti a un art director. La direzione artistica di un evento è un aspetto tecnico che garantisce il successo della manifestazione e l’esperienza complessiva del pubblico. Cura l’aspetto visivo e creativo, contribuendo a definire l’atmosfera, il messaggio e l’impatto dell’evento stesso.
La direzione artistica definisce l’aspetto visivo dell’evento, inclusi colori, stile, design scenico e decorazioni, contribuendo a creare un’atmosfera coerente che riflette il tema o il messaggio dell’evento.
Seleziona gli artisti, i musicisti, i ballerini o, nel caso di eventi sportivi, gli atleti e le squadre da coinvolgere.
L’obiettivo della direzione artistica è quello di creare un’esperienza coinvolgente, un evento turistico ben curato, con una forte identità, che lo renda memorabile. Ma ha anche un aspetto più tecnico di direzione delle persone e dei lavori al fine di realizzare gli obiettivi per cui è stato creato l’evento.
Nel caso di festival culturali o eventi sportivi devi sempre partire dall’idea dell’evento che vorresti organizzare e sviluppare il concept, per aver chiaro cosa vuoi e come lavorare per ottenerlo.
Definita l’idea va strutturato il budget e il business plan: in questa fase bisogna iniziare a contattare i fornitori per capire quali e quante saranno le spese.
Per gli eventi di promozione del territorio sono importanti sponsor e partner che aiutano a finanziare l’evento.
A questo punto il direttore di produzione crea il piano di produzione per l’evento turistico, in cui si stabilisce la scaletta di tutto ciò che va fatto per la realizzazione della manifestazione.
Capito cosa andrà fatto si va alla ricerca dei collaboratori e si definisce il piano marketing. La promozione dell’evento è fondamentale per farlo conoscere a più persone possibili.
C’è bisogno anche di ricercare il patrocinio delle Istituzioni, che possono essere il Comune, la Provincia, la Regione o organismi simili.
Dopo di che si passa alla validazione di quanto organizzato, ovvero, l’ok alla realizzazione dell’evento, che certifica che tutto sia conforme alle normative.
In caso di evento sportivo bisogna iscrivere le squadre o contrattualizzare gli atleti così come per gli eventi che prevedono spettacoli dal vivo bisogna creare contratti con gli artisti.
Altro elemento importante sono i contratti con i fornitori che contribuiranno alla realizzazione e al successo dell’evento.
Se l’evento prevede la vendita di biglietti per poter accedere, bisognerà comunicare quando inizieranno le vendite, se sarà possibile comprare i ticket sul posto oppure online.
Il pubblico deve essere informato su come poter acquistare i biglietti dell’evento.
La produzione dell’evento è quello step in cui chi organizza traduce l’idea dell’evento in realtà. Non è un passaggio semplice e ci vuole un forte know-how e competenze strutturate e rodate nel tempo per poter assicurare risultati all’altezza delle aspettative.
Poi ci sono i passaggi operativi degli allestimenti, della gestione delle persone che lavoreranno sia all’allestimento che durante l’evento, fino alla gestione dell’evento stesso in tutte le sue giornate, eventi ecc.
Promozione dell’evento turistico
Un evento va pubblicizzato, quindi nel budget devi prevedere una fetta di soldi che andrà in pubblicità. Negli eventi di promozione turistica si usano ancora molto la cartellonistica e le affissioni, soprattutto per la promozione sul territorio. Ma se l’obiettivo è quello di portare a partecipare persone anche da altre parti d’Italia, devi prevedere delle campagne di pubblicità online, sui social, in modo da intercettare più persone possibili.
Un’ottima strategia è quella aprire un e-commerce e ticketing con cui vendere i biglietti online prima dell’evento. In questo modo i partecipanti potranno essere sicuri di entrare, eviterai code all’ingresso e tu avrai raccolto i soldi per sostenere l’evento e pagare tutto quello che serve: artisti, pubblicità, allestimenti e fornitori.
Puoi pensare di creare anche un sito web dedicato all’evento, in cui raccogliere tutte le informazioni, come raggiungere la location, le aree parcheggio, i contatti e gli aggiornamenti più importanti.
Se c’è budget puoi pensare anche di coinvolgere influencer o personaggi dello spettacolo, per sfruttare la loro popolarità e portare ulteriori persone al tuo evento.
Eventi turistici: tirare le somme per capire come migliorare
Una volta finito l’evento dovrai tirare le somme e cercare di capire cosa abbia funzionato e cosa andrebbe migliorato.
Raccogliere feedback da chi ha partecipato è importantissimo per poter migliorare. Alla fine di un evento devi sempre fare un bilancio e valutare se hai raggiunto gli obiettivi che ti eri prefisso.
Alla fine di un evento bisogna smantellare tutto quello che si era messo in piedi e tirare le somme.
Per fare un bilancio dell’evento vanno valutati i KPI: gli indicatori chiave di performance.
Un evento ha sempre degli obiettivi e quando finisce bisogna valutare se sono stati raggiunti, come e quali sono i risultati.
Infine, bisogna valutare l’aspetto finanziario. All’inizio della progettazione di un evento si crea sempre un budget, alla fine bisogna valutare com’è stato usato e quale sia il ROI, il ritorno sull’investimento.
Organizzare un evento turistico non è facile come si potrebbe pensare. Ci sono molti aspetti da valutare, decisioni da prendere e persone che vanno coordinate.
In Staff Millennium organizziamo eventi da 20 anni e abbiamo dato vita a decine di eventi sul territorio nazionale.
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In più di vent’anni abbiamo aiutato enti, privati e amministrazioni pubbliche a realizzare il proprio evento, sia come general contractor che, come partner in alcuni servizi come la comunicazione, la realizzazione della strategia web, la produzione dell’evento.
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