Prepararsi con tutta la documentazione è essenziale se si vuole organizzare un evento outdoor che esso sia una conferenza, un concerto o un qualsiasi evento che venga tenuto in pubblico e all’aperto. Gli organizzatori sono responsabili di ogni singola persona che si presenterà all’evento e che in qualche modo affiderà a loro il proprio intrattenimento.
Quindi tutto dovrà essere perfetto, studiato nei minimi particolari, affinché l’evento possa essere realizzato esattamente come gli organizzatori hanno desiderato fin dal primo momento, facendo sentire a proprio agio ogni singolo partecipante.
Qui cercheremo di darvi una mano per far si che tutto ciò sia facilmente realizzabile, informandovi il più possibile su permessi e autorizzazioni, documenti senza i quali gli eventi outdoor non potranno avere luogo.
Eventi outdoor: le prime cose a cui pensare
Le primissime cose a cui si dovrà pensare, ancor prima di avvicinarsi a tutto quel che riguarda i permessi e le autorizzazioni, sono la location e la data dell’evento.
Vuoi trovare la location più adatta? Leggi il nostro articolo Come scegliere una location per eventi?
Non appena si è a conoscenza della disponibilità del luogo dove si è scelto di organizzare l’evento, si può finalmente iniziare a pensare al lato burocratico dell’organizzazione.
Eventi outdoor: i permessi e le licenze
Non sono molti i permessi di cui si ha bisogno, ma sono tutti imprescindibili se si vuole organizzare un qualsiasi tipo di manifestazione.
Prendete pure penna e foglio, si inizia!
- Licenza di pubblico spettacolo al Sindaco del Comune. Questa licenza è temporanea e sarà valida esclusivamente per le date dell’evento. Per poter richiedere questa licenza bisognerà riportare le proprie generalità, il programma, il più dettagliato possibile, dell’evento, requisiti antimafia e i dati fiscali. Si necessita di questa licenza in caso di eventi pubblici a scopo di lucro. Per poterla ottenere è richiesta una marca da bollo da 16,00 euro.
- Tassa sui diritti di autore alla SIAE. Non esiste evento che si rispetti senza musica. Questa richiesta si può fare online o negli Uffici SIAE territoriali. Bisognerà dichiarare dove si terrà l’evento, le generalità, apporre la firma del musicista o del dj e la scaletta dei brani che si riprodurranno. La Siae servirà anche se la musica verrà riprodotta da uno strumento meccanico come un pc o uno smartphone.
- Permesso di occupazione del suolo pubblico. Ovviamente l’evento se dovesse prendere luogo in una piazza o per strada, andrà a occupare suolo pubblico. Quindi si dovranno presentare al comune, con ben due settimane prima dell’evento, le proprie generalità, il luogo dove si vorrà tenere la festa e se ci sarà un’eventuale chiusura del traffico.
- Autorizzazione del Settore Verde Pubblico del Comune. Si necessita di questa licenza se la zona scelta per la propria manifestazione è un’area verde, come un giardino o un parco pubblico.
- Dichiarazione di agibilità della Commissione Provinciale di Vigilanza di pubblico spettacolo. Questa autorizzazione ha il compito di controllare se le strutture installate (come tensostrutture, palchi, ring e americane) siano a norma e quindi sicure. È da tenere bene a mente che se il palco dovesse oltrepassare gli 80 cm di altezza, la commissione dovrà intervenire obbligatoriamente. Il costo che l’organizzazione dovrà affrontare per l’intervento della commissione è di 286,97 euro.
Infine, ma ovviamente non per importanza, bisogna sempre ricordarsi della pulizia del luogo dell’evento. Quindi non appena si spegneranno le luci dei riflettori è più che opportuno rivolgersi al Consorzio d’igiene ambientale della zona, per ripristinare l’area utilizzata nello stato in cui si è trovata all’inizio degli allestimenti.
Questi sono dati da tenere ben presente quando si calcola il preventivo per un evento di piazza o all’aperto. A proposito, hai bisogno di un aiuto per stimare il budget del tuo evento? Abbiamo preparato un articolo per te, clicca qui!
Il tuo evento outdoor non è mai stato così vicino!
Ora davvero non hai più scuse!
Non ci rimane altro che la curiosità di sapere che tipo di feste e manifestazioni creerai grazie alle nostre indicazioni.
Per ora ci auguriamo quantomeno d’aver fatto chiarezza riguardo a tutte le autorizzazioni di cui si ha bisogno per poter organizzare un evento outdoor ma se hai bisogno di un confronto professionale, fissa una call gratuita con un nostro esperto!
