Evento ibrido: la nuova normalità

evento ibrido

Tabella dei contenuti

L’evento ibrido si è fatto largo nel mondo eventi, soprattutto meeting e congressi, dove entra a pieno titolo come trend attuale e sicuramente del futuro. 

L’industria degli eventi è radicalmente stata modificata, come svariati altri settori, dallo scoppiare della pandemia Covid-19 e ha dovuto attingere a tutte le proprie risorse per far fronte alla necessità delle aziende di proporre meeting ed eventi: la pronta risposta è stata l’evento ibrido

Un modo di fare eventi che non è nuovo ma che ha visto una rinascita e un estremo consolidamento proprio a causa della pandemia e del lockdown prima e della necessità del distanziamento sociale in seguito.

Secondo una ricerca di PV Agency, il 60% delle aziende non ha rinunciato, nonostante la pandemia di coronavirus, a considerare gli eventi un asset fondamentale e decide di trasferire l’evento da fisico a virtuale o ibrido ma senza allocare il budget ad altro;

al contempo il Planner Confidence Index di I-Meet, riporta che ben il 63% dei professionisti di settore prevede formule ibride per gli eventi corporate dal vivo. 

L’evento ibrido non è quindi solo una risposta alla situazione di emergenza pandemica ma un vero sguardo sul futuro che lo vede protagonista insieme agli eventi digitali perché risponde al meglio alle nuove esigenze della società.

Cos’è un evento ibrido? 

Un evento ibrido è un mix tra un evento classico dal vivo e un evento virtuale. Vi si può partecipare fisicamente oppure da remoto. Un evento ibrido quindi consente di coinvolgere nella stessa misura sia i partecipanti in sala che quelli virtuali permettendo loro di fare rete e incontrarsi come se fossero tutti fisicamente lì, abbattendo la barriera dello schermo grazie al coinvolgimento interattivo. 

Quali sono i maggiori benefici?

  • l’audience si espande infatti un evento ibrido consente a numero più alto di persone di partecipare, potenzialmente in tutto il pianeta
  • audience maggiore = più introiti (molti di più) nel caso di eventi con ticket
  • spese fortemente contenute: pensate la segreteria di un congresso che debba invitare esperti da tutto il mondo. Questo significa pagare cachet elevati, spostamenti, vitto e alloggio.
  • con l’utilizzo di piattaforme meeting professionali (come Zoom), in molti congressi si sta abbattendo l’uso (costosissimo) di collegamenti satellitari, gli unici che fino ad oggi permettevano un flusso audio/video stabile tra i continenti. Chi, come noi, ha acquistato il servizio satellitare sa di cosa parliamo.
  • la brand reputation dell’azienda che si dimostra all’avanguardia e che si può espandere a pubblici sempre più ampi.
  • comodità di partecipare a un evento sia come guest che come ospite. Pensa alla possibilità che ha ad esempio un dottore con l’agenda strapiena che deve perdere una o più giornate per raggiungere la location dell’evento, quando invece può, direttamente dal suo ospedale, collegarsi con Zoom e illustrare il suo caso alla platea.


Come si partecipa a un evento ibrido? 

A un evento ibrido non si assiste, si partecipa, certo con diverse modalità di interazione. 

La partecipazione a un evento ibrido non prevede solo un modo, ma la più diffusa resta lo streaming dell’evento live per il pubblico che si collega da remoto, inteso sia come partecipanti individuali collegati da casa o dall’ufficio con il computer o lo smartphone, sia come pods, ovvero gruppi che si collegano via internet da altre sedi fisiche.

Rimane ovvio che è possibile partecipare all’evento anche nel luogo in cui si tiene.

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Strategia e audience: cosa cambia in un evento ibrido? 

Se con un evento ibrido l’audience diventa potenzialmente molto più vasta, allora la strategia e l’organizzazione da mettere in atto per la buona riuscita dello stesso, dovranno essere ancor più minuziosamente progettate. 

Le prime domande a cui rispondere sono le medesime che per un evento classico:

  • a chi mi rivolgo? 
  • cosa voglio comunicare?  

Per organizzare eventi ibridi però è indispensabile e ancor più importante individuare il giusto pubblico e rivolgersi ai potenziali partecipanti nella maniera adatta ad attrarli e a farli partecipare, ingaggiandoli anche nel dopo evento. 

 

Il pubblico deve essere attentamente selezionato e profilato in base a modalità e contenuti proposti: le esigenze per chi parteciperà in presenza e per chi da remoto sono inevitabilmente diverse e, anche se si vuole offrire loro un unico evento ibrido, vanno creati contenuti specifici. 

Con questa targettizzazione e profilazione del pubblico viene fugato il timore che tutte le aziende hanno quando si propone loro l’organizzazione di eventi ibridi ovvero che tutti decidano di partecipare da remoto e non in presenza.

 

L’evento ibrido non è un’alternativa alla partecipazione fisica ma piuttosto alla non partecipazione di parte dell’audience.

 

Parte della strategia è inoltre e senza dubbio anche per un evento ibrido la scelta della location che deve essere adatta alla scelta di contenuti che si è deciso di proporre. 

Un esempio virtuoso in questo senso è l’edizione 2020 del Web Marketing Festival, uno degli appuntamenti di settore più attesi dell’anno. Questa edizione, che si è tenuta al Palacongressi di Rimini, ha utilizzato la location allestendola come un grande e diffuso set televisivo da dove durante la giornata venivano trasmessi live gli speech live degli ospiti, con i quali era garantita anche al pubblico in remoto l’interazione.

I contenuti sono fondamentali anche negli eventi ibridi in streaming.

Il contenuto o i contenuti sono sempre importanti, lo sono in un blog, lo sono in un video e lo sono in un evento. Lo sono ancora di più quando si tratta di eventi ibridi. 

Quasi sempre, per esempio, gli speech live vengono trasmessi in streaming e registrati per essere poi messi a disposizione anche dopo l’evento mettendo in atto diverse strategie. 

  • Come? Per fare degli esempi: gratis per i partecipanti virtuali e fisici che magari non hanno potuto partecipare a tutti gli appuntamenti; a pagamento per chi non ha potuto partecipare ma non vuole perdersi gli highlights; possono essere inseriti una strategia di lead generation gratis o a prezzo ridotto. 

Le possibilità sono svariate.

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Le figure indispensabili per la buona riuscita di un evento ibrido

Se per gli eventi classici fisici le figure indispensabili sono almeno tre ovvero: l’event designer che progetta l’esperienza che vuole proporre l’evento nella sua totalità;

tecnici audio, video e luci competenti e aggiornati che sappiano costruire al meglio la tecnica dell’evento;

– il regista, indispensabile per la preparazione e anche durante l’evento per coordinare tutte  le riprese.

Con l’evento ibrido, nascono o si consolidano anche nuove figure professionali imprescindibili:

  • un consulente esperto in organizzazione di eventi ibridi che aiuti l’event planner e designer a comprendere gli aspetti dell’ibrido che impattano sulla realizzazione dell’evento, dal design alle tempistiche.  
  • Il presentatore virtuale dedicato ai partecipanti da remoto, che interagisce con le persone online e le consegna al portando la loro voce durante l’evento
  • il welcomista ovvero colui che si occupa di parlare con gli ospiti che dovranno intervenire da casa. Figura importante per non avere problemi durante la diretta con telecamere e microfoni che non funzionano, immagini da cripta e soprattutto commenti non desiderati fatti ai parenti che riecheggiano in platea.
  • il social media moderator che si occupa della condivisione, comunicazione e moderazione dei commenti e interazioni sui social media.
  • lo zoomista: l’esperto della messa in onda Zoom che ben si destreggia tra picture pin, condivisioni schermo e commenti privati ai relatori
  • il tecnico OBS (o VMix) che non solo si occupa del servizio chiave, lo streaming dell’evento, ma che spesso si trova a fare la vera e propria regia online dell’evento, combinato sorgenti video, fondali, clip multimediali. Non improvvisate! È fondamentale che sia un esperto.

L’importanza della tecnologia nell’organizzazione di un evento ibrido

Le scelte tecnologiche e la preparazione dei tecnici sono importantissime perché condizionano la riuscita dell’evento: possono potenziarne alcuni aspetti ma anche essere il motivo per cui un evento ibrido si rivela un disastro. 

Anche se oggi è possibile organizzare eventi ibridi con costi molto ridotti grazie ai dispositivi mobili e la tecnologia necessaria al ricevente per lo streaming eventi si limita a un supporto in grado di riprodurre video e una connessione internet, per la sorgente le cose stanno diversamente.

Sono necessarie delle attrezzature professionali in grado di garantire un flusso senza interruzioni, nonché una qualità di video e audio soddisfacente e personale qualificato e costantemente aggiornato sulle nuove possibilità di utilizzo di hardware e software, dei trend, dei vantaggi e svantaggi di ognuna delle alternative disponibili per la tipologia di evento e location scelta.

Sono svariate le possibilità di organizzare una pagina online dedicata ai partecipanti da remoto, software gratuiti come WordPress possono embeddare i video del live streaming e avere una chat  per le interazioni; il già citato (e usatissimo) Zoom, Skype,  Google Hangout e altri si possono usare per creare delle virtual breakout room, stanze virtuali dove i partecipanti che possono vedersi e interagire tra di loro Tutto questo a bassissimo costo ma è importante farsi affiancare da chi ne conosce gli aspetti tecnici in maniera approfondita per evitare brutte sorprese.

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