Scegliere l’allestimento giusto per un evento aziendale è un impegno che non deve essere in alcun modo sottovalutato. Bisogna porsi le domande giuste, prestare attenzione anche al più piccolo dettaglio e non dimenticare nulla.
Ma soprattutto non ci si può improvvisare.
Ecco cosa potrebbe capitare… è così l’evento che sognavi?
È necessario comprendere lo scopo dell’evento. E il budget. Questo non significa che non si possano fare cose dignitose con scarse risorse, ma non aspettatevi X-factor.
Dopo aver allocato un budget per l’allestimento o la scenografia, si passa alla progettualità.
Contatta un’agenzia, specializzata in eventi come la nostra, e chiarisci esattamente cosa si vuole comunicare e qual è il mood dell’evento.
Servirà un sopralluogo o più probabilmente all’inizio sarà sufficiente una piantina, poi l’agenzia o l’event designer partorirà delle idee e ve le sottoporrà.
Quando l’evento ha una certa importanza e dimensione, questa progettazione avviene dietro un giusto corrispettivo economico, poiché servirà un vero e proprio studio scenografico effettuato da un esperto allestitore o da un architetto.
Quando il progetto si ingrandisce e prevede strutture, appendimenti, stand, il tutto dovrà essere approvato e firmato da un ingegnere: questo lavoro non è un gioco, tutto deve essere fatto a regola d’arte.
Gli allestimenti base da considerare
Dopo aver individuato la location giusta, servirà quindi un sopralluogo per creare la scena che rispecchi tema, immagine che si vuole dare dell’evento, budget.
Oltre alla scenografia del palco bisogna considerare altri elementi importanti che ricorrono negli eventi:
- copertura e posizionamento della regia
- allestimento guardaroba e info point se necessario
- welcome desk
- moquettatura zone pedonali/area evento
- decorazioni della sala (piante / tessuti / luci)
- nel caso di un evento con cena: tovagliato, tavoli, sedie e centrotavola
- allestimento delle aree relax
- photowall
È il quindi momento di personalizzare la location con il giusto allestimento
Il consiglio è quello di lasciar correre la creatività in fase di progettazione, con un occhio ai materiali e alla fattibilità. Cerca di allestire la location nella maniera più accattivante e memorabile possibile senza però distaccarti troppo da ciò che è il tono generale dell’azienda.
Ricorda anche di considerare il target dell’evento aziendale e l’obiettivo dell’evento che stai allestendo.
Scenografia ledwall e videoproiezioni
L’allestimento di una location può anche essere in parte delegato al service tecnico.
Video proiezioni e ledwall sono ormai pianta stabile di scenografie sensazionali e i contenuti, anziché stampati su un fondale, girano nei video. Qui il limite è la creatività dell’agenzia (e il solito budget).
Una scenografia realizzata in ledwall da un lato costa sicuramente più di un pannello brandizzato, dall’altro offre un effetto visivo eccezionale, molto avanzato tecnologicamente su cui si possono risparmiare i costi dell’allestimento di un eventuale fondale o quinte.
Abbiamo citato prima X-Factor: quasi tutti gli show più sensazionali sono realizzati con i ledwall, che diventa il supporto per la creatività dinamica della scena.
Luci architetturali e service luci
Come per il video anche le luci possono stravolgere anche la sala più mediocre. Ecco forse in caso di poco budget, l’investimento più consigliato è quello sui fari led o su una videoproiezione immersiva.
Bastano pochi smart bat infatti, per cambiare l’aspetto di una sala, una parete o di un portico.
L’utilizzo di luci architetturali più potenti, può invece trasformare la facciata di un palazzo o di un castello e rendere emozionante l’ingresso a un evento.
Se non hai le competenze per decidere in merito alle luci, lasciati consigliare da qualcuno esperto!
L’allestimento di un evento aziendale a carattere promozionale
Allestire una location per un evento aziendale a carattere promozionale e pubblicitario è un’occasione che capita sempre più di frequente. Può accadere, per esempio, per il lancio di un nuovo prodotto, per festeggiare un compleanno aziendale importante o, più semplicemente, per fare pubblicità e far conoscere il brand.
Tutto l’allestimento dell’evento aziendale deve essere pensato per valorizzare l’oggetto della pubblicità. In questi casi è essenziale collaborare con il team marketing che sarà sicuramente in grado di prestare attenzione a ogni piccolo dettaglio e che avrà le competenze per vedere l’insieme della campagna pubblicitaria.
Nel caso di un tour nelle piazze, forse è necessario un mezzo customizzato e brandizzato, che va studiato attentamente sia nell’estetica, che nell’allestimento interno del mezzo.
Staff Millennium può aiutarvi anche in questo aspetto.
Se fosse prevista una presentazione, allora, potrebbe essere da valutare la necessità di un palcoscenico. Ma in ogni caso tutto l’allestimento dell’evento sarà da considerare come un’unica scenografia che deve risultare impeccabile.
L’allestimento di un evento aziendale interno
Può capitare, per esempio per festeggiare il raggiungimento di un grande obiettivo o l’anniversario aziendale, di organizzare l’allestimento all’interno dell’azienda stessa.
In questo caso siamo piuttosto bravi a trasformare anche le location più tristi, in location per eventi wow, proprio usando alcuni suggerimenti già descritti nell’articolo.
Può capitare anche solo per migliorare l’umore dei dipendenti che, se sono più felici di recarsi a lavoro saranno anche più felici di lavorare e quindi più produttivi.
Sarà necessario allestire la location a tema. È una festa natalizia? Serviranno addobbi rossi, dorati e bianchi, Babbo Natale e le renne. È una festa di Halloween? Zucche, ragnatele finte e scheletri!
In ogni caso questi sono allestimenti che possono essere noleggiati, così da poter risparmiare pur mantenendo un servizio professionale.
Due idee per l’allestimento di un evento a cui, forse, non avevi ancora pensato
Eccoti due idee per l’allestimento di un evento aziendale a cui, forse, non avevi ancora pensato:
- L’angolo instagrammabile
Si tratta di un angolo dedicato e allestito apposta per permettere agli invitati di scattarsi dei selfie a tema. E funziona perché ha un duplice effetto: è divertente per gli ospiti ed è una buona strategia di marketing digitale.
Dubbi? Chiedi al reparto marketing! - Natura viva
Immagina di ricreare le atmosfere di prati e colline con delle pareti e pavimentazioni con piante vere oppure immagina di ricreare per i tuoi ospiti la sensazione di essere al mare con della vera sabbia e giochi di luci.
L’effetto dell’allestimento dell’evento sarà incredibile!
In questo settore le possibilità sono davvero tante. Affidarsi a professionisti come noi significa anche restringere i campi d’operazione in base ai vostri parametri e ottenere la soluzione migliore al costo desiderato.
