Intermodal Trasporti Novara è una delle poche aziende a livello nazionale che si occupa di logistica e trasporto intermodale su camion, ferrovia e navi. Ci ha contattati a fine luglio per la presentazione della loro nuova linea ferroviaria.
Questo progetto è stato una vera sfida: l’evento si è tenuto il 31 agosto e il primo contatto è avvenuto a fine luglio. Siamo riusciti a organizzare tutto in poco tempo e in un periodo in cui aziende e fornitori si fermano per la pausa estiva.
Cosa abbiamo fatto per questo progetto?
La presentazione è stata un evento istituzionale, i cui invitati erano autorità, giornalisti, imprenditori e rappresentanti politici del territorio.
L’evento ha avuto luogo nel gigantesco stabilimento logistico di Novara, un luogo operativo, non elegante come ci si aspetterebbe per questo genere di situazioni.
Quando abbiamo accettato la sfida avevamo dalla nostra due elementi fondamentali quando si deve organizzare un evento in poco tempo: un’esperienza ventennale e una fitta rete di partner pronti a supportarci nella produzione.
Non è stato facile dato il periodo, ma abbiamo creato negli spazi industriali di Intermodal una location elegante e accogliente.
Il cliente, all’inizio, ci ha chiesto di organizzare una presentazione con aperitivo e taglio del nastro. Un evento semplice, ma che ci tenevano fosse ben organizzato ed elegante.
Ci saremmo dovuti occupare solo di tecnologia audio e video, con installazione di un ledwall 4×2.5 metri, della regia video dell’evento e di fornire palco e sedute per 200 persone.
La location aveva bisogno della moquettatura e di sedie, abbiamo proposto e fornito le sedie Kartell Ghost, trasparenti e dalla linea pulita e di classe.
Abbiamo realizzato e prodotto i banner e gli allestimenti necessari per rendere la location accogliente e chic.
Abbiamo anche noleggiato un bagno professionale con tutti i sanitari e i lavandini, nonché fornito 2 golf kart nuove di zecca per poter portare gli invitati in giro per lo stabilimento. Gli spazi sono ampi e far spostare tutti a piedi non era proponibile.
A una settimana dall’evento, però, il cliente ci pone altre due sfide impegnative.
La seconda sfida riguardava l’aperitivo.
Quando si invitano ospiti importanti, non ci si può limitare a una bottiglia di prosecco e qualche tartina.
È necessario coccolarli, intrattenerli e farli stare comodi e a proprio agio.
Ci si è resi conto che serviva qualcosa in più e quando si cerca la qualità, Staff Millennium non può che essere il fornitore giusto per il vostro evento.
La location era lo stabilimento di Intermodal a Novara, quindi un capannone industriale con ampi spazi esterni, attrezzato per la logistica e il trasporto intermodale. Così come non si poteva offrire un aperitivo di scarsa qualità, non si poteva nemmeno ospitare sindaci e personalità del luogo nelle zone di scarico.
Abbiamo fatto un altro sopralluogo e individuato un terrazzo che sembrava adatto allo scopo: spazioso, sopraelevato, con vista su tutta l’azienda e l’area meeting.
In una settimana lo abbiamo ripulito e allestito ad area lounge. 300mq in cui abbiamo creato un impianto luci, disposto arredi e salottini e allestimento piante. Un privé comodo ed elegante in cui rilassarsi e mangiare.
Nonostante fosse agosto e quasi tutti i catering fossero fermi, abbiamo selezionato uno dei nostri migliori fornitori, che ha allestito un buffet molto raffinato e che è stato apprezzato da tutti.
Abbiamo anche diffuso musica lounge e piano piano è venuta l’esigenza di aumentare bpm e far divertire i presenti. Dalla musica chill a quella house il passo non è così distante, complice anche il fatto che abbiamo sempre playlist adatte a ogni scopo.
L’evento di Intermodal Trasporti è stato una sfida sotto molti punti di vista. Organizzare un evento in un mese non è mai semplice e farlo il mese di agosto lo è ancora meno.
Siamo riusciti a rispondere alle esigenze del cliente grazie alla nostra esperienza più che ventennale e alla competenza e professionalità del nostro team.
Per l’organizzazione di un evento di successo non basta avere un’idea, bisogna avere la capacità di progettarla, produrla e realizzarla in ogni minimo dettaglio. Bisogna conoscere tutta la burocrazia necessaria e sapere come muoversi.
Soprattutto avere un partner solido e in grado di rispondere ad ogni richiesta, anche dell’ultimo secondo ma non solo, anche durante l’evento, può fare la differenza tra un evento cool in cui la gente si ferma a uno così così in cui gli invitati scappano o ne parlano con toni non entusiastici..
Intermodal è stato un successo per noi, non solo per la soddisfazione del cliente, ma anche come agenzia eventi e team che lavora sul campo da anni.
Vuoi lanciare una nuova linea di prodotti o un brand con un evento indimenticabile come questo?
