Le strutture temporanee e le coperture per eventi sono una soluzione veloce ed economica per allestire una location per eventi a regola d’arte ed in modo funzionale. Le possibilità sono molteplici, e per i non addetti ai lavori non è facile orientarsi e capire quale è la più adatta per le proprie esigenze. Questo articolo servirà a sciogliervi qualche dubbio!
Le strutture temporanee per eventi: come scegliere quella giusta
Organizzare un evento è una delle cose più difficili che ci siano da fare. Bisogna avere due cervelli e quattro occhi, tenere in conto tutta una serie di cambiamenti in corso d’opera o imprevisti. Bisogna poi essere sempre pronti con un piano B e non poter mai tirare un sospiro di sollievo se non a evento concluso.
Sicuramente un lavoro che non è per tutti! Sono necessarie doti di organizzazione, precisione, tempestività e soprattutto problem solving.
Nella checklist dell’organizzatore di eventi professionista una delle prime voci è sempre la location. Scegliere il luogo giusto per un evento dipende da una serie di fattori, tra cui il tipo di evento, il pubblico da ospitare, il numero dei partecipanti, le condizioni climatiche…
Riguardo quest’ultimo punto, esistono molte soluzioni per ovviare la problematica climatica, ossia la costruzione di apposite strutture temporanee. In realtà, le strutture temporanee non nascono semplicemente da un’esigenza di copertura, ma sono un’opzione a cui è possibile ricorrere a seconda dello scopo e della natura dell’evento.
Le strutture per eventi possono essere di diverso tipo, forma e materiale. Esistono veri e propri cataloghi tra cui scegliere, anche se per i non addetti ai lavori non si tratta di altro che di cavi, teli e accessori.
La loro costruzione è disciplinata da un’apposita legge emanata nel 2001.
Avere in mente l’obiettivo
Il decalogo della “struttura perfetta” ovviamente non esiste: ognuna ha i suoi pregi e i suoi difetti. Il trucco sta nel capire come sfruttare i primi per l’obiettivo designato.
Prima di procedere con qualunque tipo di azione è bene svolgere un’analisi preliminare che tenga conto delle caratteristiche del cliente. La sua storia, il messaggio da trasmettere e il destinatario.
La struttura deve essere quindi coerente con il tipo di evento e con la reputation dell’azienda stessa. Dovrebbe inoltre essere facilmente raggiungibile, di prestigio, e avere spazi sufficienti per le attività previste.
Il noleggio strutture per eventi è un mercato in grandissima espansione, perché consente di ovviare a tutti i problemi sopra descritti creando uno spazio ex novo pienamente rispondente alle esigenze. A quel punto resterà solo da decidere la data e il noleggio service per aver eliminato gran parte dei problemi!
I tipi di coperture
Ci sono moltissimi tipi di coperture che possono essere utilizzate per gli eventi, come abbiamo detto. Le più comuni sono sicuramente i capannoni modulari, i palchi coperti e le strutture geodetiche.
Capannoni modulari
I capannoni modulari sono delle strutture prefabbricate a montaggio rapido: si tratta di singole unità, solitamente larghe 5 metri, con campate variabili, che possono essere accostate fino a raggiungere la lunghezza desiderata (potenzialmente infinita). La larghezza è invece fissa, ma con la varietà di modelli disponibili è possibile accontentare tutte le esigenze.
Particolarmente utilizzata nel caso di fiere e di esposizioni, questa soluzione è senza dubbio versatile e la più economica per il rapporto di prezzo/metri quadri coperti, ma ha il difetto di non essere troppo gradevole alla vista.
Per migliorarne l’estetica, si possono apportare delle implementazioni, come la moquettatura e la pavimentazione, la controsoffittatura oppure (come abbiamo fatto in questo evento) appendendo dei teli per coprire le giunture e i tiranti metallici.
Esiste anche la possibilità di avere la versione Crystal, fatta di Teli in Pvc trasparenti che permettono di essere coperti dalla pioggia e mantenere lo stile e l’eleganza dell’evento. E’ più indicato l’uso serale e notturno, perchè ovviamente la luce del sole passa attraverso.
Le tensostrutture
Tensostruttura è invece un termine molto vago, che può indicare una serie di costruzioni. In generale, può essere definita come una struttura tenuta su da un insieme di cavi in tensione. I cavi in acciaio creano quindi delle forme che vanno a sostenere la copertura, che può essere in pvc o altro materiale.
La tensostruttura è altamente personalizzabile sia per quanto riguarda la forma, sia per i colori e i materiali. È molto usata anche nel campo wedding, per la creazione di sale da ricevimento all’interno di parchi o altri luoghi verdi. Può inoltre anche avere carattere definitivo per via dell’alta resistenza.
Le strutture geodetiche
Le strutture geodetiche sono tensostrutture che possono avere carattere temporaneo o definitivo, costituite da un reticolo che funge da struttura portante e una copertura. La particolarità di questa soluzione di strutture temporanee è la forma semisferica.
Una sorta di igloo, destinato a ospitare stand, fiere, matrimoni e molto altro. Le dimensioni possono variare molto, adattandosi facilmente tanto a eventi piccoli quanto a grandi manifestazioni. Con il crescere delle dimensioni aumenta il numero di facce di questo poligono, rendendo la struttura ancora più stabile.
Le coperture per i Palchi
Le coperture palco, come quelle per i concerti, le vediamo spesso in piazza ed in tv.
Offrono una soluzione rapida, molto funzionale all’esibizione, ottima per lavorare quando si parla di appendimenti di luci e monitor led.
Ma ci sono dei limiti in questo tipo di copertura: sicuramente salverà il vostro show nella maggioranza dei casi ed eviterà di far bagnare tutte le attrezzature in scena, ma nel caso di una tempesta, lo show sarà compromesso comunque.
Inoltre la loro dimensione e la loro esposizione le rende suscettibili al vento, ed è quindi necessario prendere tutte le precauzioni ed effettuare tutti i calcoli necessari, con certificazione dell’ingegnere, e non basterà solo eseguire un corretto montaggio, come per esempio può capitare per le pagode.
Qual è quella giusta?
Le opzioni di strutture temporanee sono diverse, e c’è l’imbarazzo della scelta. Come fare, dunque, per scegliere la migliore?
Ecco un piccolo schema da seguire per la scelta di strutture temporanee e coperture per eventi:
- Capire quante persone dovremo ospitare sotto la copertura (in piedi o sedute a un tavolo, fa la differenza!)
- Definire un budget dedicato alla copertura
- Una buona pavimentazione è già presente o bisogna prevederne uno a noleggio?
- Il pavimento è regolare e livellato?
- Definire la tipologia dell’evento (forse un tendone da sagra non è l’ideale per la convention annuale di BVLGARI)
- In che orario della giornata si svolge l’evento
- Quanto tempo ho per allestire e disallestire la mia copertura
- Posso picchettare nel terreno o avrò bisogno di pesi, per mettere in sicurezza la mia struttura?
- L’area di allestimento deve essere facilmente raggiungibile dai mezzi di trasporto (che solitamente sono pesanti)
- Verificare se nella venue scelta ci sono elementi preziosi o delicati (e di conseguenza scegliere il fornitore più “delicato”)
Come vi abbiamo già anticipato, non c’è una risposta universale. È necessaria un’analisi delle alternative a disposizione, strutturata su diversi livelli e nel quale anche la venue gioca un fattore rilevante.
In primo luogo, la soddisfazione delle esigenze: quanto risponde ai requisiti richiesti la struttura? C’è qualcosa che non si riesce a fare?
In secondo luogo, si può considerare anche il prezzo, che diventa un fattore rilevante nella scelta.
Noi preferiamo sempre orientarci sulla qualità, ma è chiaro che i budget possono differire molto, specialmente se il cliente è un privato, e quindi è nostro compito orientarlo sulla scelta migliore per lui.
Inoltre, esistono altri fattori da tenere in considerazione: la velocità di montaggio e smontaggio per esempio.
Se ho a disposizione la location per un tempo limitato, dovrò optare per strutture che avranno esigenze tecniche e tempi di allestimento rapidi.
La scelta è difficile proprio per questi motivi: spesso non si è neanche a conoscenza delle proprie reali esigenze.
Possiamo esservi utili
Il compito dell’agenzia organizzatrice di eventi è quello di intervenire e consigliare, creando un percorso di dialogo volto a captare i bisogni e le aspettative. Un professionista è in grado con la sua sensibilità ed esperienza di costruire un’offerta personalizzata.
Capienza, resistenza alle intemperie, norme di sicurezza, estetica: le considerazioni da fare sono davvero molte!
È proprio per non impazzire che è meglio fare affidamento a una realtà esperta in questo settore. Un’agenzia come Staff Millennium ha creato negli anni rapporti consolidati con i fornitori di strutture temporanee, garantendo affidabilità e prezzi competitivi.
Organizzare un evento perfetto partendo da zero è difficile, molto. L’impegno – molto spesso lungo mesi –profuso e l’energia necessaria sono però il carburante del nostro lavoro. Non c’è niente di più bello di vedere un evento che fila alla perfezione e il volto soddisfatto del nostro cliente!
Nasciamo come organizzatori di eventi e amiamo il nostro lavoro, perché ogni giorno è una nuova sfida da affrontare.
