Cose da sapere per partecipare ad una fiera con successo

Partecipare o non partecipare ad una fiera? Scegliere tra le diverse fiere disponibili e valutare inviti più o meno allettanti può metterci in difficoltà. Così come possiamo sentirci sopraffatti di fronte all’idea di dover organizzare la nostra partecipazione e ideare una strategia per la fiera, in modo che non sia solo un costo, ma un investimento utile e proficuo per l’azienda.

In questa guida, faremo insieme tutto il percorso dalla scelta della fiera giusta fino al follow-up post evento, con consigli pratici e concreti. Ti aiuteremo a risolvere ogni dubbio e ad organizzarti al meglio per ottenere il massimo dalla partecipazione ad ogni fiera.

Perché partecipare ad una fiera?

Investire tempo e risorse in una fiera è un decisione importante. Quando valutiamo di farlo, vorremmo poter prevedere quanto sarà vantaggioso per noi partecipare e cosa ci guadagneremo. La tua azienda può ottenere diversi benefici da un evento, la valutazione finale sui risultati della fiera dipenderà poi dalla quantificazione dei vantaggi ottenuti e dal confronto con le aspettative e gli obiettivi che ti eri prefissato di raggiungere.

Per ottenere il massimo, è fondamentale avere obiettivi chiari fin dall’inizio. Vuoi aumentare le vendite? Trovare nuovi partner commerciali? Lanciare un nuovo prodotto? Definire i tuoi obiettivi ti aiuterà a pianificare ogni dettaglio della tua partecipazione e a misurare il successo della manifestazione.

I vantaggi di partecipare a una fiera

In genere, per le aziende i vantaggi della partecipazione a una fiera sono:

• generazione di lead caldi e qualificati – puoi incontrare potenziali clienti incuriositi dal tuo prodotto, pronti a farti domande e a lasciare i loro contatti, che possono trasformarsi in vendite future;
• rafforzare l’immagine del brand – puoi far conoscere il marchio della tua azienda ad un pubblico con un interesse specifico nel tuo campo; inoltre essere presenti in alcune fiere di settore serve a rimarcare la propria autorevolezza o proporsi come nuovo punto di riferimento;
• presentare le novità – la fiera diventa un palcoscenico su cui annunciare qualsiasi novità riguardi la tua azienda come nuovi prodotti, servizi, collaborazioni o rebranding;
• fare networking – puoi scambiare idee con altri professionisti, creare partnership strategiche, scoprire nuove tendenze del mercato e consolidare la propria presenza nel settore.

Insomma, un evento di questo tipo offre molte opportunità per far crescere la tua azienda.

Le aziende continuano a fare fiere nonostante il costo e l’impegno e il motivo è sempre e solo uno: c’è sempre un ritorno dell’investimento.

Devi solo ricordare che il segreto per il successo di una fiera è scegliere bene e prepararsi strategicamente per ottenere esattamente quello che vogliamo.

Consigli per scegliere la fiera giusta

Non tutte le fiere sono uguali, e investire tempo e risorse in quella sbagliata può essere una vera delusione e trasformarsi in uno spreco di energie. Ci sono, però, alcune domande chiave a cui puoi provare a rispondere per valutare una singola manifestazione e decidere se vale la pena partecipare con la tua azienda.

• Chi voglio incontrare? La fiera attira il tuo cliente ideale? Ad esempio, ti può essere utile valutare se si tratta di una fiera di settore a cui potrebbe partecipare la tua clientela, o se l’edizione ha un argomento rilevante per il tuo business.
• Qual è il mio budget? Partecipare a una fiera ha un costo: affitto dello stand, trasporti, alloggio, materiale promozionale e molti altri. Stabilisci quanto puoi investire e poi valuta se la cifra ti permette di partecipare al meglio con tutto ciò che serve. Dopo la fiera dovrai monitorare i risultati raggiunti.
• Dove si svolge la fiera? Se il tuo mercato è locale, una fiera dall’altra parte del mondo potrebbe non essere la scelta migliore. Considera anche la logistica e i costi di trasporto.
• Che reputazione ha la fiera? Fai qualche ricerca: la fiera è ben organizzata? Ha una buona affluenza di pubblico? Consulta le statistiche delle edizioni precedenti e, se possibile, chiedi anche ad altri imprenditori del settore che ci sono già stati.
• Qual è la dimensione della fiera? Preferisci una fiera enorme con migliaia di espositori, o un evento più piccolo e mirato? Entrambe le opzioni hanno pro e contro da valutare.

Risorse per trovare la fiera giusta

Se non conosci ancora una fiera specifica a cui vuoi partecipare, ci sono diverse risorse che puoi sfruttare per trovare la tua rosa di candidate. Internet è un ottimo punto di partenza. Esistono siti e portali specializzati che ti permettono di filtrare le fiere per settore, data, luogo e altre caratteristiche rilevanti per te. Non sottovalutare nemmeno il potere del networking e del passaparola: chiedi alle associazioni di categoria del tuo settore se hanno un calendario delle fiere più importanti o, ancora meglio, parla direttamente con i tuoi clienti e scopri quali eventi frequentano o consigliano. In questo modo, potrai raccogliere informazioni preziose per scegliere la fiera giusta e aumentare le tue chance di successo.

Preparazione pre-fiera: strategia e cose pratiche da fare

Una volta scelta la fiera, inizia la fase di preparazione, fondamentale perché tutto fili liscio e si raggiungano i risultati sperati. Più investi tempo nell’organizzazione di ogni dettaglio, più sarai in grado di gestire gli imprevisti e cogliere le opportunità che si presenteranno durante l’evento. Ti proponiamo una piccola check-list di cose da fare e pianificare quando hai deciso di partecipare ad una fiera.

• Budget – Stabilisci un budget realistico e dettagliato. Considera i costi dello stand, del viaggio, del personale, dei materiali promozionali e di eventuali attività extra.
• Stand – Prenota lo stand con largo anticipo, soprattutto se la fiera è molto popolare. Scegli una posizione strategica e assicurati che lo stand sia attraente e funzionale. Se hai a disposizione uno spazio ampio, potresti noleggiare uno schermo LED per un super effetto.
• Materiali – Progetta i tuoi materiali promozionali con cura: brochure, volantini, gadget. Devono essere accattivanti e comunicare chiaramente il tuo messaggio.
• Personale – Seleziona il personale giusto per rappresentare la tua azienda alla fiera. Assicurati che siano preparati, entusiasti e abbiano le skill giuste per interagire efficacemente con i visitatori. Oltre a persone interne all’azienda, valuta hostess e steward professionisti per affiancarti allo stand nell’accoglienza ai clienti.
• Presentazioni e demo – Se prevedi di fare presentazioni o dimostrazioni, preparale con cura. Devono essere coinvolgenti, informative e lasciare un’impressione positiva.
• Moduli di iscrizione, contratto e permessi – Leggi con attenzione il contratto con le condizioni di partecipazione e controlla eventuali clausole. Ad esempio, se l’evento si svolge all’aperto, cosa succede in caso di maltempo? Oppure devi richiedere come singola azienda dei permessi o si occupa di tutto l’organizzazione?
• Comunicazione e Marketing – Pianifica la tua strategia di comunicazione e marketing pre-fiera. Utilizza i social media, l’email marketing e altri canali per promuovere la tua partecipazione o meglio ancora far pre-registrare i tuoi ospiti, regalare biglietti omaggio e creare aspettativa. Durante l’evento, puoi realizzare reel professionali da condividere sui tuoi canali social per coinvolgere il pubblico. Programma anche un servizio fotografico professionale per poter utilizzare le immagini dell’evento anche per future promozioni aziendali. Fatti aiutare dai professionisti di Staff Millennium per realizzare il tuo stand e la comunicazione per la fiera.

Strategia di promozione della partecipazione alla fiera

Non basta essere su una lista di partecipanti ad un evento, come non è consigliabile limitarsi ad annunciare la propria presenza ad una fiera. Devi creare aspettativa. Crea campagne Facebook e Instagram, condividi sui social media anteprime del tuo stand, teaser dei nuovi prodotti, o magari organizza un concorso per coinvolgere il tuo pubblico. Manda inviti personalizzati ai tuoi clienti più importanti, partner e potenziali lead. Offri biglietti omaggio o sconti esclusivi per chi ti visita in fiera o gadget in edizione limitata. Più coinvolgi il tuo pubblico prima della fiera, più persone verranno a trovarti. Se non sai bene come muoverti, ti consigliamo di farti affiancare da un’agenzia specializzata in digital marketing come Staff Millennium.

Durante la fiera: lo spettacolo ha inizio

Quando la fiera inizia, scoprirai che la preparazione scrupolosa e strategica di ogni dettaglio sarà la tua salvezza, soprattutto nelle fasi iniziali dove un po’ di ansia o panico sono del tutto normali, specie poi se sei alla tua prima partecipazione. Hai già pianificato tutte le attività e preparato i materiali prima dell’evento, non ti resta che dedicarti a chi che arriverà al tuo stand.

“Non c’è una seconda occasione per fare una buona prima impressione” (Oscar Wilde). Il primo impatto è fondamentale! Quindi, accogli ogni visitatore con un sorriso sincero e un saluto amichevole, fai sentire ogni persona benvenuta e a proprio agio. Durante la conversazione, cerca di entrare subito in contatto con chi hai davanti. Raccontare la storia della tua azienda in modo chiaro ed entusiasmante, presentando tutti i benefici del tuo prodotto, dà una presentazione impeccabile della tua attività, ma non dimenticare che devi creare un dialogo e far sentire al tuo potenziale cliente che lo stai ascoltando e puoi rispondere a tutti i tuoi dubbi.

Non lasciare che i visitatori se ne vadano a mani vuote, aiutali a ricordarsi di te. Raccogli i loro contatti in modo organizzato, magari offrendo un piccolo incentivo come un gift o un gadget scelto con cura, o l’iscrizione alla tua newsletter.

Fai raccogliere le iscrizioni da una hostess tramite un tablet, possibilmente collegato al tuo CRM, e fai firmare la concessione della privacy, così potrai creare un flusso email di follow up per fissare un approfondimento o proporre un preventivo.

Durante la fiera, monitora costantemente l’affluenza al tuo stand, il numero di contatti raccolti, e qualsiasi altro indicatore di performance che hai stabilito. Che tipo di visitatori ha attirato la tua azienda? Quali sono state le domande più frequenti? Queste informazioni ti saranno utili per capire cosa funziona e cosa no, ad aggiustare il tiro se necessario, oltre che a valutare i risultati e migliorare la tua prossima partecipazione.

Differenziati da tutti gli altri

Offri qualcosa che gli altri non hanno, pensa out-of-the-box, differenziati o sarai l’ennesimo noioso stand. Per esempio, potresti creare una cabina per un podcast che parla del tuo settore, invitando ospiti a dialogare con te sui temi attuali e più seguiti nel tuo campo. Oppure organizzare performance artistiche allo stand, magari fuori dal comune, che attirino l’attenzione dei visitatori.

Per differenziarti funzionano molto bene anche i sistemi di engagement per eventi come quelli che usano la gamification per coinvolgere ulteriormente gli ospiti allo stand. Le possibilità sono davvero tante, puoi approfondire il tema e trovare ispirazione nel nostro articolo sui giochi per eventi.

Infine, ti suggeriamo anche di prendere in considerazione l’uso di applicativi interattivi con AI. Tramite l’intelligenza artificiale si possono realizzare esperienze immersive o ancora di gamification. Oppure utilizzare la realtà aumentata per stupire i potenziali clienti con modelli 3D dei tuoi prodotti.

Oltre lo stand: esplora la fiera, osserva e interagisci

Non limitarti a stare dietro al tuo stand. Partecipa a conferenze, workshop, e altri eventi organizzati durante la fiera. È un’ottima occasione per imparare, farti conoscere, e ampliare la tua rete di contatti con altri professionisti del settore. Non puoi mai sapere dove si nasconde la prossima collaborazione vincente o l’opportunità della vita.
La fiera può essere un’esperienza coinvolgente, dai il meglio di te e divertiti, i visitatori del tuo stand apprezzeranno l’energia sincera che sprigionerai parlando della tua azienda.

Follow-up dopo la fiera: massimizzare i risultati

Terminato l’evento, inizia la fase più importante: trasformare i contatti raccolti in clienti e opportunità concrete. L’azienda non è stata in fiera solo per farsi vedere, avere liste di nomi da mettere nel cassetto e tante belle foto. Le prime settimane dopo l’evento sono fondamentali, non aspettare troppo tempo per contattare i lead raccolti durante la fiera. Più sei veloce, più è probabile che il tuo ricordo e quello della tua azienda sia ancora vivido e l’interesse ancora alto. Puoi anche riferirti direttamente alla conversazione avuta allo stand, personalizzando il messaggio e dando importanza al cliente.

Vogliamo darti un ulteriore suggerimento: evita di limitarti a chiedere un appuntamento. Piuttosto offri qualcosa di valore, come un invito ad un webinar, un white paper o una consulenza gratuita.

Valutare i risultati di una fiera e pensare al futuro

Com’è andata la fiera? Misurare il ROI (ritorno sull’investimento) è importante per una valutazione oggettiva. Ti basta confrontare i costi sostenuti con i risultati ottenuti in termini di nuovi clienti, vendite o opportunità di business. Oltre ai dati misurabili, come il numero di visitatori, potrai anche fare un bilancio complessivo della fiera grazie ai feedback sia dei visitatori sia dei tuoi collaboratori. Questo momento di analisi finale ti sarà utile per il futuro, quando dovrai decidere se partecipare nuovamente a questa o ad altre fiere.

Ti è stato utile questo articolo? In Staff Millennium abbiamo un’esperienza ventennale nel digital marketing e nell’organizzazione di eventi. Possiamo supportarti nella tua partecipazione a una fiera con le migliori attività di promozione online per massimizzare il tuo investimento, oppure con servizi per rendere il tuo stand professionale e di impatto.