L’agenzia di organizzazione eventi a Milano è un’alleata preziosa per organizzare un evento senza stress. Ti aiuta a trovare location, catering e allestimenti perfetti, senza bisogno di togliere tempo prezioso a te o a un membro del tuo team.
Andiamo a vedere insieme cosa può fare per te e quali sono i punti da tenere in considerazione per sceglierla.
Come organizzare un evento a Milano
Per organizzare un evento a Milano bisogna conoscere bene il territorio e dove andare per sbrigare tutta la burocrazia necessaria. Questa città può essere davvero una giungla e, se non se ne ha una profonda conoscenza, può mandare in crisi.
Un bravo organizzatore di eventi ha molti contatti coi fornitori del luogo e, già in fase di briefing pre-evento, ha un’idea di chi contattare.
Bisogna creare un piano, definire gli obiettivi, il budget, la location e tutto quello che si desidera inserire. È complesso, ma col giusto team, sarà una passeggiata (o quasi).
Cos’è un evento aziendale e perché può far bene alla tua azienda
Un evento aziendale è una festa, più o meno formale, che un’azienda organizza per promuoversi, celebrare qualcosa per lei importante, lanciare un prodotto o un nuovo progetto, tenere un meeting e festeggiare anniversari. Fa parte delle strategie di marketing con cui si migliora la propria reputazione e il lavoro di team. Deve rappresentare l’azienda che lo promuove ed è importante partire dallo stabilire l’obiettivo per il quale si vuole organizzare.
Il motivo può essere la celebrazione dei successi di alcuni dipendenti, dell’azienda, gli anniversari, o semplicemente la cena di Natale. Si può trattare anche di una raccolta fondi o di beneficienza.
Le motivazioni per le quali organizzare un evento possono essere tante, non è per forza necessario avere qualcosa di preciso da onorare.
Tuttavia, sarebbe meglio che una festa aziendale avesse uno scopo, per migliorare lo spirito di appartenenza di ognuna delle persone che parteciperà e la reputazione del brand.
Creare momenti di divertimento e convivialità tra dipendenti e dirigenti permette di rinsaldare i rapporti di fiducia e creare più coesione.
Quanto costa organizzare un evento aziendale?
Il secondo passo è il budget e il target a cui si farà riferimento. Questi due elementi vanno di pari passo. Puoi invitare tutta l’azienda, tutto il personale con le proprie famiglie, oppure realizzare una festa per un settore che è stato particolarmente produttivo. In alcune situazioni, si possono realizzare eventi aperti ai clienti più affezionati o alla popolazione. Questo nell’ottica di promuovere il brand sul territorio.
Definire bene il budget e le persone che verranno invitate a partecipare serve a scegliere la location giusta e anche tutti gli allestimenti e l’eventuale catering. In una fase iniziale si può stabilire una somma indicativa, ma per non avere sorprese, è bene consultare qualcuno che sia esperto del settore, per rendersi conto se i soldi stanziati e l’evento desiderato possano andare di pari passo. Se così non fosse bisognerà creare un piano apposito che riesca a soddisfare tutte le esigenze.
Sicuramente chi organizza eventi saprà come muoversi, proponendo un piano di lavoro chiaro e concreto.
Quando realizzare una festa aziendale
Scegliere la data e il periodo dell’anno, permette di pianificare per bene tutti i tempi necessari alla realizzazione dell’evento. Spesso vengono scelte date importanti per l’azienda, come la data di fondazione, o, per esempio, se la celebrazione riguarda il prodotto di punta, la data di lancio sul mercato.
Se questi primi passi puoi farli senza l’aiuto di nessuno, da questo punto in poi è meglio scegliere un agenzia di organizzazione eventi, che possa consigliarti e che sia esperta del settore.
Noi di Staff Millennium ti consigliamo di iniziare a cercare informazioni e contattare un’agenzia per tempo.
Perché non proviamo a organizzare il tuo evento insieme? Così potremo lavorare bene e senza la paura di arrivare alla data prescelta con troppo stress.
La scelta della location
Per trovare la location e il catering migliori, conviene scegliere dei professionisti che conoscano la zona come le loro tasche. In questo modo puoi esser certo che ti proporranno i luoghi migliori e che abbiano anche più soluzioni da proporti. Stare sul territorio è importante non solo per avere una buona rete di contatti, ma anche per una buona conoscenza delle strutture disponibili e dei comfort che possono offrire.
Noi di Staff Millennium abbiamo un’ampia rete di strutture adatte a ogni tipo di evento. Possiamo consigliarti la migliore per le tue esigenze.
L’errore più comune è quello di scegliere strutture troppo grandi o troppo piccole, spesso senza recarsi in loco a visitarle. Magari, perché vengono consigliate da qualche conoscente.
Ogni evento ha la sua location d’elezione. A volte, però, si può scegliere qualcosa di più particolare, come una location all’aperto, invece del solito albergo con la sala per le conferenze, o un agriturismo. Altre ancora, può andar bene la stessa sede dell’azienda o un suo capannone allestito per l’occasione.
Perché il tuo evento sia indimenticabile, hai bisogno di una consulenza professionale e di un team di esperti che ti sappia supportare e guidare.
Per facilitarti abbiamo realizzato tre articoli in cui abbiamo selezionato delle location per eventi a Milano, suddivise per capienza:
da 100 a 500 posti
da 500 a 1000 persone
oltre le 1000 persone
Dettagli tecnici e allestimenti di un evento
Dopo aver scelto la location giusta, bisogna pensare a come allestirla e a tutti i dettagli tecnici che riguardano l’organizzazione e il successo di un evento aziendale. Di solito si eseguono dei sopralluoghi per decidere come allestire e strutturare l’evento nella location scelta.
Quindi si decide che tipo di service audio luci sia più adeguato e come disporlo. Infatti, ogni evento e ogni location hanno bisogno di soluzioni tecniche specifiche, non esiste la ricetta magica che va bene sempre.
Per fare un esempio, l’acustica di un posto può venir influenzata dai materiali usati per costruirlo e anche dagli infissi presenti, dalle dimensioni degli spazi e dalle pareti presenti. Per questo eseguiamo sempre una perizia prima di scegliere impianto audio e luci.
Fatto questo, bisogna decidere se nell’evento andranno inserite delle videoproiezioni e, se necessario, lavorare sia ai video da proiettare, che ai mezzi necessari per la proiezione. Scegliere i ledwall e maxischermi ledwall per regalare un’esperienza d’impatto ai tuoi invitati.
Poi ci sono i fotografi, per realizzare il servizio fotografico professionale migliore. Un elemento fondamentale per immortalare i momenti più importanti del tuo evento, creando anche del materiale da utilizzare per la comunicazione aziendale.
Palchi e scenografie vanno studiati e personalizzati sulla base del tuo brand e della finalità dell’evento. Un palco va scelto secondo criteri tecnici precisi e quelli che ti forniamo noi hanno tutta la documentazione necessaria: relazione tecnica del palco, collaudo annuale e certificato di regolare montaggio.
Inoltre, si possono creare degli spazi all’esterno grazie a tensostrutture o strutture geodetiche, che permettano ai tuoi invitati di rimanere al coperto in caso di pioggia. Queste soluzioni sono ideali anche per organizzare eventi all’esterno in caso di tempo incerto.
Un evento aziendale ha bisogno anche di arredi e allestimenti che aiutino a creare l’atmosfera giusta.
Tutto questo noi di Staff Millennium te lo possiamo garantire per due ragioni: la nostra esperienza pluridecennale e il nostro sistema di fornitori.
Senza i giusti fornitori, che garantiscano professionalità, qualità e affidabilità, non si può allestire un evento di successo.
Da anni lavoriamo selezionando solo i migliori della zona.
La logistica e la pubblicità
La logistica di un evento è fondamentale per la sua riuscita e si può dire che sia quasi un evento nell’evento. La buona organizzazione di ogni parte della festa aziendale, dei tempi, della corretta strategia di pubblicità dell’evento, si riflettono anche sull’immagine di chi la sta promuovendo. Una logistica curata fa risparmiare molte risorse economiche ma anche umane.
Per far sì che tutto funzioni, deve essere stilato un piano, in cui venga riportata la mansione di ogni elemento del team, così che tutti sappiano cosa devono fare e non si crei ansia o disordine nei lavori.
Questo tipo di pianificazione è importante per dare un’atmosfera coerente, dove ogni cosa è al suo posto e in armonia con il resto. Un evento ha bisogno di una sua identità, che deve essere in linea con quella dell’azienda, va visto a tutti gli effetti come un prodotto di quest’ultima.
Non solo, ma se si presenterà un imprevisto, situazione normale quando si organizza qualcosa, la risposta sarà pronta e non si creeranno problemi insormontabili.
Perché affidarsi a un’agenzia eventi a Milano
Un’azienda specializzata in organizzazione di eventi, che conosca bene il territorio, ti permetterà di avere molte opzioni tra cui scegliere. La selezione che ti verrà proposta, tra location, fornitori e allestimenti, sarà costruita intorno a quello di cui hai veramente bisogno.
Il settore dell’organizzazione di eventi richiede esperienza e conoscenze per muoversi bene e fornire servizi all’altezza delle aspettative dei clienti. Serve stare sul campo e avere conoscenza diretta di quello che si dovrà andare a fare. Un team di esperti che ti supporta dalla fase progettuale, fino alla realizzazione e dopo è importante per non commettere errori. Ma anche per ricevere soluzioni personalizzate e uniche. Perché l’evento della tua azienda deve essere unico e memorabile per chiunque partecipi.
Cosa fa l’agenzia eventi
Milano è una città particolare.
Gli organizzatori di eventi a Milano sanno come muoversi tra la burocrazia e i palazzi. Conoscono i migliori fornitori specializzati del settore e sanno come intervenire in caso di imprevisti. La loro rete di contatti è a tutti gli effetti una rete di protezione per il tuo evento. I professionisti di questo settore dovrebbero conoscere per bene le location che propongono, come tutti i fornitori di servizi necessari alla buona riuscita dell’evento. Hanno un ventaglio di possibilità tra cui scegliere, così da poterti garantire l’organizzazione di un evento all’altezza delle tue aspettative.
Soprattutto, dopo esserti affidato a loro, non devi più pensare a nulla (o quasi), fanno tutto loro. Trovano la location, le hostess, i catering e ti propongono le soluzioni migliori per l’allestimento. Ti aiutano nella creazione della scaletta dell’evento e ne seguono la regia.
A nessuno piace fare brutta figura, soprattutto quando organizza qualcosa da condividere con altre persone. L’agenzia eventi è il miglior alleato che si possa scegliere in questi casi.
Perché c’è bisogno di creatività, senso estetico e capacità gestionali, prima dell’evento per realizzarlo e durante l’evento perché tutto fili liscio.
Sei sicuro che la tua agenzia fuori sede possa offrirti altrettanto e riuscire a supportarti davvero in caso di imprevisti?
Staff Millennium è tutto questo: un team di esperti, di tecnici e creativi, che si trova sul territorio e sa bene come organizzare un evento aziendale a Milano, visto che si trova a soli 15 minuti. Saprà consigliarti quali sono le location migliori, i catering e come creare l’allestimento che meglio rispecchia la tua azienda.
C’è competenza, ci sono molti eventi già organizzati, che trovi nel nostro portfolio, e clienti soddisfatti. Può essere la tua agenzia eventi a Milano e aiutarti a organizzare il tuo evento senza stress. Può far sì che tutto sia come lo immaginavi e che sia indimenticabile.
